La contabilidad permite identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar la historia de las operaciones de un ente económico, en forma clara, completa y fidedigna. (Art. 1, D. 2649/93).
La contabilidad es un proceso de información que comprende tres aspectos, la causación, efectivo y acumulación, los cuales se ejecutan en los tres estados financieros simultáneamente: Estado de resultados, Flujo de caja y Balance general. Las funciones son: recolectar, identificar, medir, clasificar, codificar, acumular, registrar, emitir estados financieros, interpretar, analizar, evaluar e informar, y hacer el seguimiento al desarrollo de las operaciones de un ente económico, en forma clara, completa y fidedigna.
Todas las definiciones sobre contabilidad giran en torno a la norma, que describe un proceso donde confluyen las siguientes actividades:
1. Recolecta todos los documentos soportes de contabilidad utilizados durante el período contable, tales como recibos de caja, consignaciones, comprobantes de pago, facturas de venta, notas de contabilidad, etc., como resultado de las múltiples transacciones en las decisiones de inversión en activos fijos, operaciones de compra y venta de mercancía, pago de gastos y de financiamiento por la consecución de recursos para desarrollar la actividad.
2. Identifica en cada transacción realizada contenida en el soporte de contabilidad, la causa y el efecto, para encontrar la cuenta precisa que aumenta o disminuye y darle la importancia relativa a cada erogación al considerarlo: un gasto necesario, proporcional y con relación de causalidad con la actividad, una inversión para la producción de la renta, o un financiamiento como apoyo al capital de trabajo o a los bienes activos fijos.
3. Mide el valor económico de la transacción mediante verificación de precios, cálculos aritméticos, autorizaciones, requisitos legales. Otro aspecto bien importante de la contabilidad es la medición de los bienes y derechos que tiene la empresa para producir riqueza, cuando han pasado varios años de posesión para lo cual se sustenta en estudios de avalúo técnico para darle un justo precio en contabilidad.
4. Clasifica cada documento soporte de contabilidad, por grupos homogéneos de operaciones, tales como ingresos de caja, facturas de ventas, facturas de compras, comprobantes de pago, notas de contabilidad de ajustes contables, para proceder al siguiente proceso.
5. Codifica cada soporte en la parte pertinente mediante un código establecido en el plan único de cuentas para los comerciantes, el que se adopta por cada empresa de acuerdo a las necesidades de información.
6. Acumula en el Comprobante de Contabilidad todas las operaciones similares a la respectiva cuenta, expuestas en los soportes de contabilidad por las operaciones llevadas a cabo, con el fin de proceder al siguiente proceso.
7. Registra llevando el Comprobante de Contabilidad a los libros auxiliares, en primer lugar a la hoja control y luego a sus respectivas subcuentas para luego elaborar los libros principales de contabilidad (Diario, Mayor y balances, Inventarios) y presentar los informes financieros, o también mediante un sistema de información por computador que consiste en introducir códigos, conceptos y valor de la transacción a la computadora para obtener el comprobante de contabilidad, libros auxiliares y principales al igual que los estados financieros.
8. Emite estados financieros, mediante la elaboración de la hoja de trabajo con el objeto de darle razonabilidad a la información y terminar el proceso contable.
9. Interpreta los resultados de la contabilidad, justifica su estructura financiera, elabora los indicadores financieros y de gestión para encontrar respuesta al desempeño de la administración.
10. Analiza los problemas, mediante el estudio de causas y efectos para plantear soluciones y planes de mejoramiento de las situaciones críticas que no permiten lograr el éxito en el mediano y largo plazo.
11. Evalúa la factibilidad financiera de la empresa en marcha, e incorpora soluciones a los problemas, con nuevas estratégicas operativas que la ubiquen en nuevos escenarios probables y posibles, con un análisis de los resultados de acuerdo al devenir de la empresa; quiere decir que además de las operaciones propias del negocio se muestran otras alternativas en un horizonte con aproximación a la realidad.
12. Informa a los usuarios los resultados en primera instancia a la gerencia, luego a la Asamblea General que toma las decisiones de mejoramiento, estrategias hacia el futuro, distribución de excedentes. También a los proveedores, nuevos inversionistas del mercado de valores y empleados los cuales requieren de información.
13. Seguimiento mediante indicadores de gestión sobre los planes que dan la factibilidad financiera al negocio para llegar al final del ejercicio económico con resultados y poder dar explicación a las diferentes situaciones que se solventaron durante el período contable.
La definición de contabilidad como proceso incluye muchas actividades importantes para obtener el objetivo de información oportuna y objetiva sobre la razonabilidad de las operaciones, que en la mayoría de las contabilidades se quedan en la actividad nueve donde apenas sacan unos indicadores sin análisis ni ubicación en el sector, por consiguiente falta profundizar los últimos cuatro puntos que son los que generan valor agregado a las empresas y le da al contador y al administrador la relevancia profesional.
Algunos Gurús de la administración opinan que tomar decisiones sobre los informes de contabilidad no tiene sentido, primero porque solamente se limitan a presentar unos estados financieros fríos sin ningún análisis y evaluación de la situación real, además cuando se presentan ya tienen tres meses de retardo.
Otros opinan que administrar la empresa con base en los datos de contabilidad, es como quien maneja un carro mirando por el espejo retrovisor, pues aunque no se debe desconocer el pasado, hay que potenciarlo mediante planes de acción para tener éxito en el futuro.
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