Activos

Definición: según la NIIF “Activos: recursos controlados por la entidad, resultados de sucesos pasados y que generan beneficios económicos futuros.

La palabra activo sugiere una serie de recursos controlados en continuo movimiento, por un ente económico que circulan permanentemente con el fin de producir la renta suficiente para satisfacer el pago de las obligaciones para con los proveedores, empleados, el Estado y los dueños mediante una utilidad líquida que satisfaga un dividendo o participación, por haber vinculado sus bienes a una actividad de producción, comercio o servicios.

Modelo de registro: con el fin de aplicar la codificación en los documentos soportes que contienen las operaciones, se utilizará el método de registro de contabilidad, donde se expondrá el código, nombre de la cuenta, valores débitos o créditos y la razón o concepto de la transacción económica mediante el siguiente modelo:

Código Cuentas del plan Débitos Créditos
       
       
Razón o concepto de la transacción

Código: es el número que distingue a cada cuenta de las demás, unificadas a nivel nacional en el plan único de cuentas, con el fin de armonizar la información contable de todas las unidades de negocios en el país.

Cuenta: es el nombre asignado a un código en especial, también se le denomina ente contable que recibe información de acuerdo a la naturaleza de la transacción y también puede entregar. En una transacción siempre se pregunta primero: ¿cuál es la cuenta causa y cuál la cuenta efecto? Pero si lo prefiere también puede preguntarse: ¿qué cuenta recibe (para debitarla) y luego que cuenta entrega (para acreditarla)?

Con el nuevo marco conceptual de la contabilidad, se sugiere cambiar el nombre de cuenta a conceptos que corresponde a la teoría de la transacción o echo económico, con base en una NIC, NIIF o Guía.

Cuenta mayor y cuenta auxiliar: en el programa de contabilidad existen dos cuentas, la mayor que son cuentas que acumulan información, y la cuenta auxiliar es la cuenta que recibe o por la cual se ingresan todas las operaciones, no interesa que tenga seis u ocho dígitos.

Valor: toda transacción tiene un valor económico, en el momento de la transacción o valor razonable acordado por las partes que intervienen, porque además la contabilidad se ocupa de operaciones onerosas (tienen valor), que se llevan a cuentas de naturaleza débito (si aumenta con un registro al débito y disminuye con un registro al crédito) o a las cuentas de naturaleza crédito (si aumenta con un registro al crédito y disminuye con un registro al débito).

Razón o concepto: está relacionado con los elementos de la transacción, como por ejemplo, se registra la compra de mercancías o se resume de tal manera: Acta de entrada de la mercancía a las bodegas, (la factura de compra, el cheque a favor, la nota de contabilidad, la nómina son formalismo legal de la transacción) , lo importante de la transacción es la realidad económica, para el activo que se hayan transferido el control, los riesgos y los beneficios del bien o se haya creado la obligación de pagar una suma de dinero en una fecha cierta.

Sugerencias: como el proceso de codificación de las transacciones propuestas debe ser interactivo en los ejercicios propuestos en cada clase y grupo de balance, se sugieren los códigos, el nombre de la cuentas que se debitan y se acreditan para que el lector los verifique en el PUC y decida como presentar el registro en el modelo que se acaba de exponer, debido a que no se tiene el documento general.

Uno quisiera que el estudiante no se preocupara por ahora de la parte legal que deben cumplir las transacciones con respecto a los impuestos de generación de IVA, retenciones en la fuente a título de renta, impuesto a las ventas, impuesto de industria y comercio, porque se complica el inicio de la práctica contable, sin embargo, se recomienda que haga el esfuerzo y se atreva hacer los primeros registros de contabilidad mediante el anuncio de una serie de operaciones sobre las que identifique la cuenta que recibe y la cuenta que entrega de ser posible utilizando el modelo de registro anterior.

Cuando se tiene un sistema integrado de contabilidad, con elaboración de documentos, control de existencias, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, el proceso de codificación no hace falta, porque la transacción se identifica con una de las contables del sistema, con sus códigos, conceptos, donde solo se le dan valores e inmediatamente queda registrado en el sistema. Cuando se utiliza solo el paquete de contabilidad si se requiere la codificación previa del soporte para ingresarlo al sistema.

Recomendación: siguiendo las instrucciones del profesor Cesar A. Bolaños en su libro de contabilidad comercial del año 1994, donde recomienda la siguiente metodología para hacer una buena codificación de las transacciones, me permito actualizar a la nueva tendencia contable:

 1.      Leer la operación o evento económico cuyos derechos, riesgos y beneficios han sido transferidos al ente económico.

  1. 2.      Elaborar el documento interno para registrar la operación de acuerdo a la realidad económica, así no se tenga el formalismo legal de la transacción

2. Identificar las cuentas que intervienen en la transacción y clasificarlas en el grupo a que pertenecen, es decir, si son del Activo, Pasivo, Patrimonio, Gastos, Ingresos o cuentas de Orden, de acuerdo a los requerimiento de la NIC, NIIF o Guía de contabilidad internacional según el tipo de entidad.

3. Determinar si por efecto de esa transacción las cuentas pueden estar aumentando o disminuyendo.

4. Aplicar las reglas que determinan que las cuentas de activos y de gastos aumentan en la columna del Debe y disminuyen en la columna del Haber. Las de pasivos, patrimonio e ingresos aumentan en la columna del Haber y disminuyen en la columna del Debe.

5. Registrar la operación, teniendo en cuenta que el total de los débitos o cargos será igual al total de los créditos o abono.

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