Caja general

Cuenta 1105 Caja general: son todos los valores representativos en dinero que están disponibles en forma inmediata en la cuenta llamada Caja general, los cuales deben ser consignados en el Banco de la empresa.

Es común encontrar cajas mal organizadas con vales de sus socios o propietarios, cheques sin fondos, cheques posfechados sin soporte de recibo de caja, lo que facilita la posibilidad de un fraude, pues a través de estos débiles procedimientos y soportes de contabilidad se puede ocultar grandes cantidades de dinero que aparecen represados en caja de forma intencional.

Soporte: todo soporte contable debe disponer:

  •  El nombre del documento.
  •  El concepto.
  •  La descripción de la operación.
  • Codificación.

Registro contable: es toda anotación en los libros de contabilidad, en los cuales se exige que tenga los siguientes elementos:

Código de la cuenta (mínimo seis dígitos).

  •  Nombre de la subcuenta que se debita y la que se acredita.
  •  Valor de la transacción.
  •  Razón de la transacción.

El siguiente es el modelo para el registro de las operaciones diarias, que bien pueden exponerse tácitamente en el comprobante de caja, egresos, facturas de venta, etc. Facilita la codificación del documento elaborado con motivo de la transacción y el ingreso de operaciones al computador.

Códigos Cuentas Débitos Créditos
Registra el

 

Código: son números que identifican y clasifican una serie de operaciones comunes y se denomina código de cuenta para agrupar en un mismo concepto todas las operaciones de un período. El código se coloca en cada soporte de contabilidad, sea éste, un comprobante de pago, la factura de venta, etc.

Cuenta: es el nombre de una serie de operaciones comunes (en el ente contable) con capacidad de dar o recibir información en forma sistemática. Se les denomina cuentas reales o de balance, porque son las que se exponen en el balance general, obligatorias hasta el cuarto dígito del PUC, como por ejemplo la 1105 Caja.

Subcuenta: representa el origen de las operaciones y está compuesta por los seis primeros dígitos, por ejemplo 110505 Caja general donde se recoge el detalle de la operación.

Auxiliar: existen contabilidades de 8 o más dígitos porque la naturaleza del negocio requiere crear auxiliares y sub-auxiliares por los requerimiento de la información. Un ejemplo son los requerimiento de la Administración de impuestos que exige gran detalle en la cuenta ventas donde se discrimen ventas de contado, ventas a crédito, ventas con tarjetas de crédito y/o tarjeta débito y otros ingresos.

Valor de la transacción: es la medición económica de la transacción que se verifica mediante el cálculo de cantidades por precio unitario y se lleva al débito si la cuenta recibe o al crédito si la cuenta entrega.

Razón: es el concepto o detalle de la transacción u operación interna o externa que identificará los elementos necesarios de la operación.

Libro auxiliar: el libro auxiliar de contabilidad es donde se hacen los registros que afectan una cuenta en particular, vienen en varias formas:

  • Cocido o empastado.
  • Hojas sueltas con pasta dura.
  • Hojas continuas para computador.

El libro auxiliar está compuesto, en primer lugar por una hoja de control donde se registra el total del comprobante de contabilidad y por el conjunto de hojas (cuentas corrientes para las subcuentas) en las cuales se identifica los terceros que son los nombres de las personas con quienes se realiza una operación  y los conceptos del comprobante.

Hoy con los paquetes de contabilidad (por ejemplo NOVASOFT) es costumbre no editar los libros auxiliares porque constituyen un gasto adicional, al igual, porque se tiene toda la información en segundos para disponer de ella, ya sea por pantalla o por medio impreso, tales como el auxiliar de caja, de bancos, cuentas corrientes de terceros, etc.

El sistema permite crear terceros por un método más práctico y con todas las características (régimen de impuesto a las ventas, nivel de responsabilidad frente al IVA, retenedor en la fuente a titulo de IVA, ICA, etc.) para que al momento de elaborar la factura de venta se proceda a liquidar todas las obligaciones tributarias respecto al tercero, las cuales se identifican en el RUT.

Una recomendación especial cuando se maneja la contabilidad en programas por computador, es la de sacar backup en forma permanente, con el fin de no perder información valiosa.

1105     Caja110505 Caja General
Fecha Detalle Débito Crédito Saldo
01-02-08 Aportes socio Gilberto

100.000

100.000

02-02-08 Consignación en Banco

100.000

0

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