Tomado del libro: Contabilidad de activos

Por su parte, el contribuyente inscrito en el régimen simplificado no hace retención en la fuente a título de renta, de IVA ni de ICA y procede con el respectivo registro de la compra de mercancías no fabricadas por la empresa.

En el momento de hacer la venta el régimen simplificado a un gran contribuyente o a uno del régimen común, no está obligado a facturar, no genera IVA ni hace  retención en la fuente, porque no llena los requisitos para hacerlo.

Sin embargo, si el contribuyente es persona natural y obtuvo un volumen de ingreso y patrimonio bruto en el año inmediatamente anterior superior a 30.000 UVT y está inscrito en el régimen común de impuesto a las ventas, deben practicar retención en la fuente a título de renta y de IVA cuando compra al régimen simplificado y presentar sus respectivas declaraciones.

Al régimen simplificado le hacen retención en la fuente a título de renta,  y de industria y comercio, porque independientemente de su naturaleza debe pagar impuestos de renta y complementarios al igual que el de industria y comercio, cuantificado en el valor de las retenciones que le hayan practicado durante el período fiscal las cuales se constituyen en el impuesto que paga por la vigencia contable.

El caso se complica porque si tienen que asumir la retención del IVA (el cual siempre ha estado en la disyuntiva de constituir un mayor valor del costo de la mercancía o un gasto descontable). El valor asumido se lleva a un impuesto descontable siempre y cuando genere ventas del negocio.

Régimen simplificado vende a régimen simplificado

El régimen simplificado contabiliza el costo de venta y el recibo de caja por el  pago del cliente.

Se disponen todas las transacciones en forma de registro de contabilidad de acuerdo con la codificación de todos los soportes de contabilidad, y en la parte baja del registro el concepto general de la operación para que se facilite el acceso a programas de contabilidad para manejar los procedimientos en la computadora.

Todo el procedimiento anterior fue necesario explicarlo en cada uno de los casos porque cuando la empresa elabora la factura de venta mediante la computadora ésta dispone con anticipación de la base de datos del cliente donde con base en el RUT se conoce:

• Nombre del Cliente.
• Identificación.
• Régimen de impuesto a las ventas.
• Si es agente retenedor.
• El tipo de actividad de industria y comercio a la cual pertenece.

Por consiguiente, cuando se elabora la factura, el programa liquida todos los impuestos implícitos si son procedentes, así:

(*) El porcentaje del ICA es de carácter general para efectos de la retención, pero cada actividad tiene su propia base y porcentaje.

Una vez generada la factura para registrar la venta, queda pendiente el pago total o parcial de la venta que será registra mediante la elaboración del respectivo recibo de caja.

Tomado del libro: Contabilidad de activos

Régimen simplificado vende a régimen común

El régimen simplificado contabiliza el costo de la mercancía vendida y el recibo de pago del cliente.

Tomado del libro: Contabilidad de activos

Régimen común vende a régimen común

El régimen común contabiliza el costo de la mercancía vendida por $8.000.000 y el correspondiente recibo de caja por pago del cliente.

Tomado del libro: Contabilidad de Activos

El Gran contribuyente hace lo propio en su contabilidad, lleva $11.200.000 a la cuenta Clientes, y las retenciones a las cuenta apropiadas de retención en la fuente y la venta y generación de IVA como se vera en el siguiente ejemplo.

8. Gran contribuyente vende a régimen común

Igualmente el gran contribuyente contabiliza el costo de la mercancía vendida y el recibo de caja por  pago del cliente.

Tomado del libro: Contabilidad de activos

Régimen simplificado vende a grande contribuyente: aunque el régimen simplificado no está obligado a generar factura en sus operaciones de venta ni a llevar contabilidad, por formalidad y control se debería generar los respectivos soportes contables y realizar su respectiva contabilización.

El régimen simplificado contabiliza el costo de ventas por $8.000.000 contra los inventarios. También el respectivo recibo de pago del cliente.

Tomado del libro de Contabilidad de activos

Para quien hace las retenciones en la fuente porque compra, constituyen una obligación que tiene que pagar en el período fiscal siguiente (236540 para retención en la fuente, 236740 para el IVA retenido, 236840 para el ICA retenido), en la declaración de retención en la fuente del mes siguiente, y las declaraciones de impuestos a las ventas y de industria y comercio en el bimestre siguiente.

 Régimen común vende a grande contribuyente: para la persona a la cual se le hace la retención, se constituye en un impuesto pagado por anticipado, (anticipo de impuestos y contribuciones o saldos a favor y maneja la cuenta 135515 para renta, 135517 para el IVA retenido y el 135518 para el ICA retenido entre otras); el valor retenido en la fuente le sirve al contribuyente para descontarlo del valor a pagar del impuesto de renta y complementario de la siguiente vigencia cuando presente la declaración.

El IVA retenido le sirve para descontarlo del valor a pagar del impuesto a las ventas bimestral. El ICA retenido le sirve al contribuyente para descontarlo del valor a pagar del impuesto de industria y comercio, tableros y avisos del bimestre o del siguiente año.

tomado del libro Contabilidad de activos 

En esta edición digital el libro aplicará el método Bogotá en el manejo de la retención en la fuente, el estudiante debe averiguar con la Secretaria Municipal, cuál de los métodos aplica para su región.

Manejo de las cuentas de retención: las siguientes cuentas son manejadas por los contribuyentes:

Para comprender mejor el tema de retenciones en la fuente de acuerdo con la legislación colombiana, se compran mercancías por $10.000.000 con un costo de $8.000.000 e impuesto al valor agregado del 16%.

La retención en la fuente del IVA es el 50%, la retención a título de impuesto de renta es el 3.5% sobre compras y retención en la fuente a título de impuesto de industria y comercio del 0.5%, sobre la base de $10.000.000. Se utilizarán los valores de esta factura para los siguientes ejemplos:

Al leer este articulo, hay que tener en cuenta, que cursa una reforma tributaria en el congreso que tendria vigencia a partir del 1 de enero del 2013.

El impuesto a las ventas es un impuesto al consumo de bienes y servicios gravados, a diferentes tarifas:

• 1.6% servicios gravados: en los servicios de aseo, en los de vigilancia autorizados por la Superintendencia de Vigilancia Privada, en los de empleo temporal prestados por empresas autorizadas por el Ministerio de la Protección Social y en los prestados por las cooperativas y precooperativas de trabajo asociado en cuanto a mano de obra se refiere, vigiladas por la Superintendencia de Economía Solidaria.
• 3% especial para las cervezas: el impuesto sobre las ventas a la cerveza de producción nacional cualquiera sea su clase, envase, contenido y presentación es del once por ciento (11%). De esta tarifa un ocho por ciento (8%) es impuesto sobre las ventas y se entenderá incluido en el impuesto al consumo, que sobre dicho producto señala la Ley 223 de 1995 y el tres por ciento (3%) restante como IVA deberá ser consignado a favor del Tesoro Nacional en los términos que establezca el reglamento y otorga derecho a impuestos descontables hasta el monto de esta misma tarifa.
• 10% bienes gravados: a partir del 1o de enero de 2007, los siguientes bienes quedan gravados con la tarifa del diez por ciento (10%), los enunciados en el Artículo 468-1, E.T.
• 10% servicios gravados: a partir del 1o de enero de 2007, los siguientes servicios quedan gravados con la tarifa del diez por ciento (10%): Artículo 468-3, E.T.
• 16% tarifa general: la cual se aplicará también a los servicios, con excepción de los excluidos expresamente. Igualmente, la tarifa general será aplicable a los bienes de que tratan los artículos 446, 469 y 474 y a los servicios de que trata el artículo 461 del Estatuto Tributario.

     Vehículos automóviles con tarifa general: están sometidos a la tarifa general del impuesto sobre las ventas los siguientes vehículos automóviles, con motor de cualquier clase, enunciados en el artículo 469, E.T.).

• 20% Servicio gravado: a partir del 1o de enero de 2007, el servicio de telefonía móvil está gravado con la tarifa del 20%.

 Asimismo, quien compra debe pagarlo junto con la mercancía o servicio y descontarla del impuesto a las ventas generado, cuando posteriormente transfiera el producto en calidad de venta.

La responsabilidad de pagar el impuesto a las ventas a la Administración de Impuesto es del vendedor de bienes y servicios, el productor y el importador (tanto grandes contribuyentes y pequeños contribuyentes  pertenecientes ambos al régimen común). Se exoneran los del régimen simplificado que no cobran ni declaran el IVA.

Buscar en www.contabilidadyfinanzas.com el suplemento sobre tarifas del impuesto a las ventas para productos y servicios de acuerdo con la última reforma tributaria.

Si la empresa vende bienes excluidos del impuesto a las ventas, cuando pague el IVA en las compras, éste impuesto hace parte del mayor valor del costo y no genera impuesto al momento de vender los bienes nuevamente.

Si vende bienes exentos, el impuesto pagado por concepto de IVA en las compras, debe solicitar la devolución ante la DIAN.

Las empresas comercializadoras descuentan los impuestos pagados de la cuenta Impuesto a las ventas por pagar por concepto de compras de mercancías no fabricadas por la empresa, y el IVA en los gastos necesarios para producir esas ventas. Si la empresa tiene ventas gravadas y no gravadas, el descuento del impuesto a las ventas pagado en gastos debe ser proporcional de acuerdo al volumen de ventas gravadas y no gravadas.

Las empresas productoras y de servicios descuentan los impuestos por concepto de compras de materia prima, insumos y gastos indirectos de fabricación  en la producción de bienes y servicios.

Al momento de contabilizar el impuesto a las ventas por concepto de prestación de servicios, honorarios, gastos varios, etc., se debe ser muy cuidadoso porque si no está identificado con la actividad propia de ventas, no es deducible de la cuenta 2408, y se debe llevar a la cuenta 511570 si es gasto de administración, o 521570 si está relacionado con ventas, por ejemplo el contador, el revisor fiscal, el gerente o director. 

Clases de bienes y servicios: son gravados, excluidos y exentos:

Bienes excluidos del impuesto cuya venta o importación no causan el impuesto a las ventas, utilizan la nomenclatura Nandina vigente, contenida en el artículo 424 del Estatuto Tributario.

Bienes exentos del impuesto sobre las ventas están contemplados en el Artículo 477. Los libros y revistas (Art. 478), bienes que se exporten (479) bienes donados (480) del estatuto Tributario.

Bienes gravados son aquellos que por excepción de la norma no están contemplados como excluidos o exentos.

Servicios excluidos se pueden consultar en el artículo 476 del Estatuto Tributario.

Servicios exentos se pueden consultar en el artículo 476 del Estatuto

Servicios gravados se pueden consultar en el artículo 476 del Estatuto

Consultar el SIL (sistema de información en línea) de ECOE (www.ecoeediciones.com/sil) el Estatuto Tributario el Decreto 624 de 1989 actualizado con las normas a 31 de diciembre de 2011.

Para el mejor manejo de la cuenta Impuesto sobre las ventas por pagar, se proponen a manera opcional los siguientes códigos para recoger cada uno de los conceptos:

Regímenes de impuesto a las ventas: dos son los regímenes de impuesto a las ventas: los del régimen común y de régimen simplificado, pero los  responsables del impuesto a las ventas se clasifican en cuatro grupos de contribuyentes, a los cuales se deben acoger con el fin de recaudar y pagar de acuerdo con las leyes vigentes:

Estado: las empresas del Estado tienen la labor de hacer los gastos del Estado, al tiempo de pagar y hacer las retenciones a que haya lugar.

Grande contribuyente: la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales mediante resolución al finalizar el año califica los entes económicos como grandes contribuyentes, o notifica la pérdida de la envestidura y los califica como régimen común, una vez evaluados el volumen de sus activos y la capacidad de ventas, quienes deberán rendir informes especiales de acuerdo al Estatuto Tributario.

Régimen común: son todos los contribuyentes excepto aquellos que cumplan las condiciones del artículo. 499 del Estatuto Tributario contempladas para pertenecer al régimen Simplificado.

Régimen simplificado: este régimen ha sido objeto de permanentes cambios en la legislación tributaria colombiana, por esta razón se expone según el Artículo 499 del Estatuto Tributario.

Como el caso de ventas tiene grandes implicaciones en generación de impuestos para el Estado, se exponen los registros de contabilidad para los grupos de contribuyentes, para observar las dos contabilidades después de tratar los siguientes temas.

Tomado del Libro de activos

Son múltiples las situaciones por las cuales se puede ingresar dineros a la cuenta Caja general y las salidas solamente mediante consignaciones para la cuenta bancos:

• Constitución de negocios, mediante aportes de personas naturales o en sociedades por socios o accionistas.
• Cobro de capital suscrito en sociedades anónimas.
• Apertura de cuenta corriente.
• Ventas de mercancías de contado.
• Cobro o recuperación de cartera de ventas a crédito.
• Venta desechos industriales o de empaques.
• Ventas con tarjeta crédito.
• Ingresos diferidos por suscripciones.
• Venta de inmuebles.
• Préstamos de terceros.
• Consignación en bancos, como única salida de la cuenta caja.

Constitución de negocios: casi siempre la primera transacción es la operación por concepto de aportes en la constitución de un negocio, donde interviene la cuenta de Caja general por el efectivo, que bien puede ser entregado por una persona natural para organizar su negocio particular o por un socio o accionista como aporte social para la constitución de una sociedad comercial; estos negocios tienen como objeto social la producción, transformación de bienes, prestación de servicios o comercialización.

1. Aporte persona natural: si Gilberto Facundo dispone de sus recursos $100.000 para organizar su propio negocio, el efectivo se lleva a la cuenta Caja general que recibe el valor, contra la cuenta de Capital persona natural que lo entrega.

El registro del negocio de persona natural, daría todos los elementos para elaborar un balance de iniciación, el cual se presenta así:

2. Aporte de socio: si el aporte es de un socio de responsabilidad limitada, esto es, de la sociedad Todo Carro Ltda., el registro cambiaría solamente en el grupo de cuentas de Capital social, de acuerdo al tipo de sociedad.

3. Aporte de accionista: si la sociedad es anónima, primero se registra el Capital por suscribir contra el Capital autorizado, luego los contratos de suscripción de acciones, el Capital suscrito por cobrar contra Capital por suscribir y por último cuando se recibe el dinero, Caja general contra la cuenta Capital suscrito por cobrar.

4. Apertura de cuenta corriente: una vez recibido el aporte de los socios, se hace la apertura de cuenta corriente en el Banco de sus preferencias, con el fin de proteger la existencia del efectivo y poder controlar mejor su uso en el pago de obligaciones. En este registro intervienen las cuentas de Bancos y Caja.

5. Cobro de cartera: para ejecutar el cobro de cartera, necesariamente se ha debido realizar la causación de la venta con su registro de clientes, retenciones en la fuentes, ventas de mercancías y el impuesto a las ventas por pagar, para proceder hacer el cobro.

6. Consignación: las consignaciones en cuenta corriente, son una medida de protección del disponible y de control para hacer los pagos con cheques.

Tomado del libro de Activos

Cuenta 1105 Caja general: son todos los valores representativos en dinero que están disponibles en forma inmediata en la cuenta llamada Caja general, los cuales deben ser consignados en el Banco de la empresa.

Es común encontrar cajas mal organizadas con vales de sus socios o propietarios, cheques sin fondos, cheques posfechados sin soporte de recibo de caja, lo que facilita la posibilidad de un fraude, pues a través de estos débiles procedimientos y soportes de contabilidad se puede ocultar grandes cantidades de dinero que aparecen represados en caja de forma intencional.

Soporte: todo soporte contable debe disponer:

•  El nombre del documento.
•  El concepto.
•  La descripción de la operación.
• Codificación.

Registro contable: es toda anotación en los libros de contabilidad, en los cuales se exige que tenga los siguientes elementos:

Código de la cuenta (mínimo seis dígitos).

•  Nombre de la subcuenta que se debita y la que se acredita.
•  Valor de la transacción.
•  Razón de la transacción.

El siguiente es el modelo para el registro de las operaciones diarias, que bien pueden exponerse tácitamente en el comprobante de caja, egresos, facturas de venta, etc. Facilita la codificación del documento elaborado con motivo de la transacción y el ingreso de operaciones al computador.

Código: son números que identifican y clasifican una serie de operaciones comunes y se denomina código de cuenta para agrupar en un mismo concepto todas las operaciones de un período. El código se coloca en cada soporte de contabilidad, sea éste, un comprobante de pago, la factura de venta, etc.

Cuenta: es el nombre de una serie de operaciones comunes (en el ente contable) con capacidad de dar o recibir información en forma sistemática. Se les denomina cuentas reales o de balance, porque son las que se exponen en el balance general, obligatorias hasta el cuarto dígito del PUC, como por ejemplo la 1105 Caja.

Subcuenta: representa el origen de las operaciones y está compuesta por los seis primeros dígitos, por ejemplo 110505 Caja general donde se recoge el detalle de la operación.

Auxiliar: existen contabilidades de 8 o más dígitos porque la naturaleza del negocio requiere crear auxiliares y sub-auxiliares por los requerimiento de la información. Un ejemplo son los requerimiento de la Administración de impuestos que exige gran detalle en la cuenta ventas donde se discrimen ventas de contado, ventas a crédito, ventas con tarjetas de crédito y/o tarjeta débito y otros ingresos.

Valor de la transacción: es la medición económica de la transacción que se verifica mediante el cálculo de cantidades por precio unitario y se lleva al débito si la cuenta recibe o al crédito si la cuenta entrega.

Razón: es el concepto o detalle de la transacción u operación interna o externa que identificará los elementos necesarios de la operación.

Libro auxiliar: el libro auxiliar de contabilidad es donde se hacen los registros que afectan una cuenta en particular, vienen en varias formas:

• Cocido o empastado.
• Hojas sueltas con pasta dura.
• Hojas continuas para computador.

El libro auxiliar está compuesto, en primer lugar por una hoja de control donde se registra el total del comprobante de contabilidad y por el conjunto de hojas (cuentas corrientes para las subcuentas) en las cuales se identifica los terceros que son los nombres de las personas con quienes se realiza una operación  y los conceptos del comprobante.

Hoy con los paquetes de contabilidad (por ejemplo NOVASOFT) es costumbre no editar los libros auxiliares porque constituyen un gasto adicional, al igual, porque se tiene toda la información en segundos para disponer de ella, ya sea por pantalla o por medio impreso, tales como el auxiliar de caja, de bancos, cuentas corrientes de terceros, etc.

El sistema permite crear terceros por un método más práctico y con todas las características (régimen de impuesto a las ventas, nivel de responsabilidad frente al IVA, retenedor en la fuente a titulo de IVA, ICA, etc.) para que al momento de elaborar la factura de venta se proceda a liquidar todas las obligaciones tributarias respecto al tercero, las cuales se identifican en el RUT.

Una recomendación especial cuando se maneja la contabilidad en programas por computador, es la de sacar backup en forma permanente, con el fin de no perder información valiosa.