Archivos
En un sistema de calidad “Lo que no está escrito, no se ha hecho” por consiguiente se debe velar por la existencia de los documentos debidamente archivados en dos categorías:
Carácter permanente
La Revisoría Fiscal debe velar por el mantenimiento de un archivo permanente de todos los documentos soportes de la legalidad del conjunto residencial, tales como:
Escrituras públicas del área donde esta construido el Conjunto Residencial.
Diseños del conjunto o edificios.
Planos hidráulicos, de energía, citofono y cualquier otro servicio comunal que pueda servir a los socios para cualquier contingencia que se presente.
Carácter anual
Los archivos de carácter anual son el resultado de las operaciones diarias de Conjunto Residencial, que tiene como objetivo, evidencia de las labores desarrolladas para cumplir el objeto social y las decisiones de sus órganos de dirección.
Dentro de este grupo están los libros de contabilidad. Soportes, Correspondencia, Actas, Contratos de trabajo, Contratos de servicios, Contratos de obra, etc.
Software contable
El software contable debe tener su respectiva autorización de la DIAN y la correspondiente licencia a nombre de la empresa y cuando no es de propiedad del Conjunto Residencial, debe tenerlo el contador que presta sus servicios.
También debe tener seguridad en el manejo de la información y por lo menos tener tres niveles o perfiles para su manejo: clave para el administrador, clave para el contador como supervisor debido a su responsabilidad de la información y clave para el revisor fiscal para que tenga acceso a información necesaria para desarrollar su trabajo.
Periódicamente el Conjunto Residencial, debe sacar una copia de seguridad del Software contable, como medida de seguridad y poder recuperar la información en un momento determinado.
Esta recomendación es válida para toda la información que se tenga en medios magnético y que tengan carácter de importancia para el Conjunto.
Así mismo, cualquier software utilizado por el conjunto residencial debe tener su licencia de la empresa que lo suministro, de lo contrario el Revisor Fiscal no puede certificar el cumplimiento de la Ley 603/2000 y si lo hace comete grave error que puede ser sancionado por la Junta Central de Contadores Públicos y a la empresa por utilizar software pirata.
Derechos de autor: uno de los logros más importantes de la legislación colombiana en materia de protección de derechos de autor fue la Ley 603 de 2000, en la cual todas las empresas deben reportar en sus Informes Anuales de Gestión el cumplimiento de las normas de propiedad intelectual y derechos de autor. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) quedó encargada de supervisar el cumplimiento de estas leyes, mientras que las Superintendencias quedaron responsables de vigilar y controlar a estas empresas
(http://pwp.007mundo.com/administrarPH/revisoria%20fiscal.html).
Con esto, quedó claro que la ley colombiana se endureció en el tema de la propiedad intelectual y los derechos de autor.
Actas del conjunto residencial
El acta elaborada en la Asamblea General de copropietarios, donde se hace el nombramiento de la Junta Directiva y del Revisor Fiscal, debe registrarse en la Secretaría de Gobierno Municipal para su validez de la posición de la Gerencia y del Revisor Fiscal y los miembros de la Junta directiva, además de las decisiones en todos los ámbitos de la administración.
Considero que no se puede aplicar el no registro en su organismo correspondiente de las de las actas de los conjuntos residenciales, por similitud a las de las sociedades comerciales, y los organismos del estado de acuerdo a la ley anti trámites no requieren de registro, dado el carácter del Conjunto Residencial de persona jurídica sin ánimo de lucro.
… Los documentos privados, tuvieren o no como destino servir de prueba en actuaciones administrativas, incluyendo los provenientes de terceros, se presumen auténticos, mientras no se compruebe lo contrario mediante tacha de falsedad, con excepción de los poderes especiales y de las actas de asamblea general de accionistas, junta de socios y demás actos de personas jurídicas que deban registrarse ante las Cámaras de Comercio, las cuales deberán ser presentadas personalmente por sus otorgantes ante el secretario de la respectiva Cámara.
Las copias simples que expidan los notarios de los documentos que reposan en los respectivos protocolos no se autenticarán, salvo que el interesado así lo solicite (Art. 25, D.L. 019/12).
De todas maneras debe haber un libro de actas de asamblea general y del consejo de administración, tanto ordinarias como extraordinarias, donde consten todas las decisiones tomadas por sus miembros.
El comité de firma del acta de la asamblea debe ejercer sus funciones, dentro de los meses siguiente de realizada la asamblea y no dejar esta función para cumplirla cuando se aproxima la siguiente asamblea. Así mismo debe verificarse si las decisiones fueron ejecutadas y las decisiones contables fueron registradas.
Revisor Fiscal de conjunto residencial
Para ser Revisor Fiscal de un conjunto residencial, se requiere el cumplimiento del título de contador Público:
Será obligatorio tener Revisor Fiscal en todas las sociedades comerciales, de cualquier naturaleza, cuyos activos brutos a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior sean o excedan el equivalente de cinco mil salarios mínimos y/o cuyos ingresos brutos durante el año inmediatamente anterior sean o excedan al equivalente a tres mil salarios mínimos (Par. 2, Art. 13 Ley 43/90).
Los conjuntos de uso comercial o mixto estarán obligados a contar con Revisor Fiscal, contador público titulado, con matrícula profesional vigente e inscrito a la Junta Central de Contadores, elegido por la asamblea general de propietarios.
El Revisor Fiscal no podrá ser propietario o tenedor de bienes privados en el edificio o conjunto respecto del cual cumple sus funciones, ni tener parentesco hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, ni vínculos comerciales, o cualquier otra circunstancia que pueda restarle independencia u objetividad a sus conceptos o actuaciones, con el administrador y/o los miembros del consejo de administración, cuando exista.
Los edificios o conjuntos de uso residencial podrán contar con Revisor Fiscal, si así lo decide la asamblea general de propietarios. En este caso, el Revisor Fiscal podrá ser propietario o tenedor de bienes privados en el edificio o conjunto (Art. 56, L. 675/2001).
Funciones. Al Revisor Fiscal como encargado del control de las distintas operaciones de la persona jurídica, le corresponde ejercer las funciones previstas en la Ley 43 de 1990 o en las disposiciones que la modifiquen, adicionen o complementen, así como las previstas en la presente ley (Art. 56, L. 675/2001).
Funciones del Revisor Fiscal, se contemplan el Código de Comercio Artículo 207 (www.gerencie.com/funciones-del-revisor-fiscal.html)
Causas sancionadas al revisor fiscal en Conjuntos residenciales
• Existe de grado de consanguinidad entre el revisor y la Gerencia.
• Existe de grado de consanguinidad entre el revisor y el contador.
• Existe de grado de consanguinidad entre el revisor y la presidencia de la junta.
• Aceptación de cargo inmediatamente después de haber dejado el de Contador en la mismo conjunto residencial.
• Inexistencia de libros oficiales de contabilidad.
• Incoherencia entre los libros de contabilidad y los estados financieros.
• Apropiación de dineros.
• Retención de libros y estados financieros (www.jccc.gov.co).
? El Revisor Fiscal no es trabajador ni empleado de la sociedad. El Revisor presta un servicio profesional de carácter independiente y su contrato es de servicios profesionales a término fijo, que termina en 31 de marzo. Luego la Asambleas o Junta de Socios, debe elegir revisor fiscal, no importa las circunstancias que se presenten (Consulta Álvaro Caldón R.).
? Se debe dejar pasar como mínimo 6 meses después de haber renunciado al cargo de contador para aceptar el cargo de Revisor Fiscal.
Legalidad del conjunto residencial
El Revisor Fiscal debe verificar la legalidad del conjunto residencial, la cual se fundamenta en que cada empresa tiene su naturaleza, y su administración y control tiene que hacerse de acuerdo a las normas especiales que las rigen como es el caso de los Conjuntos Residenciales que se rigen por la Ley 675/2001 de propiedad horizontal.
Es importante que el Revisor Fiscal verifique la legalidad del ente económico de acuerdo a la legislación disponible, de ser posible acopie la ley de la propiedad horizontal.
Cuestionario de control interno
• Los estatutos del Conjunto están de acuerdo a la Ley 675/01.
• En los últimos cinco años han sido reformados los estatutos del conjunto
• Se han inscrito las reformas en la Secretaria de Gobierno Municipal.
• Existe legislación especial nueva para el Conjunto Residencial.
• Existe un archivo del historial de cada una de las copropiedades.
• Se guarda los certificados de tradición de copropietarios actualizados.
• Existen restricciones en el objeto social para el Conjunto Residencial.
• Las áreas comunes de propiedad del Conjunto están legalizados por escritura pública.
• Los muebles y enseres de propiedad del Conjunto están legalizados.
• El equipo de transporte está a nombre de la empresa.
Con base en las repuestas de este cuestionario, se pueden tener indicios para profundizar la revisión de los hechos, para conocer debilidades o irregularidades en el control de los bienes bajo la administración del Conjunto Residencial.
Costos de oportunidad
El costo de oportunidad es un sacrificio que tiene que hacer el inversionista para obtener un beneficio.
Existen dos clases de costos de oportunidad:
El costo de producción de bienes y servicios, que son todos los elementos que requiere el proceso de producción en calidad de materia prima, mano de obra y costos indirectos de fabricación, entendido este último como los materiales y otros insumos que no son identificables plenamente con el producto y mediante métodos de reconocido valor técnico se hace la distribución.
El costo ecológico que subyace en menor o mayor cuantía en la mayoría de los procesos productivos de bienes o servicios, y que muchas empresas no tienen en cuenta, el cual se divide en dos clases de costos ecológicos:
Los transables, que son aquellos fácilmente cuantificables y costeables, como tasas que se deben pagar por explotar determinado bien natural renovable o no y que tiene un impacto en la producción y por consiguiente hace parte del costo de producción.
Algunos ejemplos están los impuestos por emisiones de CO2 al medio ambiente, por el uso de maquinaria de tecnología obsoleta altamente contaminante del ambiente y que los estados hacen el control o mediciones para cuantificar las contribuciones que debe hacer la empresa.
Los no transables, que son aquellos aún no medidos en su cantidad y valor por falta de un sistema de medición, como por ejemplo las emisiones de gas de los vehículos, los cuales no son tenidos en cuenta en el costo de producción de bienes o servicios.
Estos costos de oportunidad que por su falta de reconocimiento para ser incluido como un mayor valor del costo de producción de bienes y servicios, constituyen un mayor valor de las ganancias en el estado de resultado, a costa del deterioro del medio ambiente.
El tema de los costos ambientales, toma mayor interés en los tiempos modernos por el deterioro que esta sufriendo la capa de ozono.
Orientaciones Profesionales
Las siguientes son las orientaciones del Consejo Técnico de la Contaduría, para su lectura y analisis como una colaboración con los estudiantes de contaduria.
Pronunciamientos
Como una colaboración mas con los estudiantes de contaduría se presentan los pronunciamiento del Consejo Técnico de la Contaduría, para su lectura y análisis.