El estado de resultados por excelencia es quien genera las utilidades o las pérdidas del ejercicio contable o económico, de acuerdo a los diferentes tipos de actividades operativas, no operativas y las extraordinarias.

 UTILIDAD O PÉRDIDA

 (+) Ingresos operativos

(-) Costos

(=) Utilidad bruta

(-) Gastos operacionales administrativos

(-) Gastos operacionales de ventas

(=) Utilidad o pérdida operativa

 (+) Ingresos no operativos

(-) Gastos no operativos

(=) Utilidad o pérdida no operativa

 (+) Ingresos extraordinarios (Venta de inversiones, venta de propiedad planta y equipo)

(-) Costos de inversiones o de propiedad planta y equipo

(-) Otros gastos extraordinarios

(=) Utilidad o pérdida extraordinarias

 (=) Utilidad o pérdida del ejercicio

(-) Impuesto de renta

(-) Impuesto de las utilidades extraordinarias (Ganancias ocasionales)

(-) Utilidad líquida

 El estado de resultados permite el registro de todo tipo de ingresos, costos y gastos y por consiguiente generar pérdidas, las cuales se pueden deducir de las utilidades de los cinco años siguientes, y con esto se guarda la independencia de lo contable ante los fiscal, porque son muchas las pérdidas que no son deducibles  fiscalmente.

 Además lo fiscal tiene dos tipos de renta, la gravable y las ganancias ocasionales cuyo impuesto se calcula con una tasa de impuesto en forma independiente.

 Se concluye que son tres tipos de utilidades o pérdidas de diferente naturaleza, por consiguiente se pueden deducir durante los cinco años siguientes de las utilidades de las utilidades de la misma naturaleza, o de otras rentas, de acuerdo a la siguiente norma:

 Esta deducibilidad contable durante los cinco años, también tiene su repercusión fiscal.

 Con la reforma de la Ley 1111/2006 aplicable a partir del año gravable del 2007. Las sociedades podrán compensar las pérdidas fiscales reajustadas fiscalmente, con las rentas líquidas ordinarias que obtuvieren en los periodos gravables siguientes sin perjuicio de la renta presuntiva del ejercicio. Las pérdidas de las sociedades no serán trasladables a los socios. (Art. 147, E.T.).

Pero con el siguiente artículo también se aceptan las perdidas en los activos fijos, que llamamos extraordinaria, tanto contables como fiscales:

Son deducibles las pérdidas sufridas durante el año o período gravable, concernientes a los bienes usados en el negocio o actividad productora de renta y ocurridas por fuerza mayor.

El valor de la pérdida, cuando se trate de bienes depreciados, es el que resulte de restar las depreciaciones, amortizaciones y pérdidas parciales concedidas, de la suma del costo de adquisición y el de las mejoras. La pérdida se disminuye en el valor de las compensaciones por seguros y similares, cuando la indemnización se recibe dentro del mismo año o período gravable en el cual se produjo la pérdida.

Las compensaciones recibidas con posterioridad están sujetas al sistema de recuperación de deducciones.

Cuando el valor total de la pérdida de los bienes, o parte de ella, no pueda deducirse en el año en que se sufra, por carencia o insuficiencia de otras rentas, el saldo se difiere para deducirlo en los cinco períodos siguientes. En caso de liquidación de sociedades o sucesiones, el saldo de la pérdida diferida es deducible en su totalidad, en el año de la liquidación.

No son deducibles las pérdidas en bienes del activo movible que se han reflejado en el juego de inventarios.

PARAGRAFO. Lo dispuesto en el artículo siguiente será aplicable en lo pertinente para las pérdidas de bienes. (Art. 147, E.T.).

Se recomienda leer en el Estatuto Tributario las pérdidas que no son aceptadas fiscalmente.

ENJUGAR PÉRDIDAS CON RESERVA LEGAL

Las pérdidas se enjugarán con las reservas que hayan sido destinadas especialmente para ese propósito y, en su defecto, con la reserva legal. Las reservas cuya finalidad fuere la de absorber determinadas pérdidas no se podrán emplear para cubrir otras distintas, salvo que así lo decida la asamblea.

Si la reserva legal fuere insuficiente para enjugar el déficit de capital, se aplicarán a este fin los beneficios sociales de los ejercicios siguientes. (Art. 456, Código de Comercio).

Como la reserva legal tiene como objetivo enjugar las pérdidas de las operaciones del objeto social, los gerentes recurren a esta figuran para que no sigan apareciendo dentro del balance y mostrar imagen y solvencia ante las instituciones financieras y ante la asamblea general.

Cuando esto suceda las pérdidas operacionales compensadas con la reserva legal desaparece de lo contable y se debe crear las cuentas de control fiscales, porque de allí en adelante las pérdidas pueden ser deducibles no de las utilidades operacionales contables sino de las rentas fiscales (Renta gravable) en una alícuota proporcional a la quinta parte anual, sin ningún efecto en lo contable.

RENTA GRAVABLE Y RENTA PRESUNTIVA

Cuando se dispone a deducir del estado de resultado fiscal la cuota de pérdidas fiscales, se debe tener en cuenta no ir a afectar la renta presuntiva porque se pierde la deducibilidad de la pérdida.

Renta gravable $100.000.000

Renta presuntiva $60.000.000

En este caso se tributa sobre los $100.000.000, pero como tenemos $50.000.000 de cuota de pérdida no se debe solicitar toda esa cuantía porque se pierde la deducibilidad de $10.000.000 porque de todos modos la sociedad tendrá que tributar sobre los sesenta de renta presuntiva que es la mínima renta del negocio, de tal manera que solamente se solita $40.000.000 para el presente año, para hacer coherente la renta gravable con la renta presuntiva.

Renta gravable $100.000.000

Perdida deducible $40.000.000

Nueva renta gravable $60.000.000 = a la Renta Presuntiva de $60.000.000.

Algunas TIPs sobre las pérdidas:

La sociedad anónima se disolverá: Cuando ocurran pérdidas que reduzcan el patrimonio neto por debajo del cincuenta por ciento del capital suscrito. (Art. 457, Código de Comercio).

1. Habiéndose producido pérdidas, el socio industrial no recibirá retribución en el respectivo ejercicio. (Art. 137, Código de Comercio).
2. Tampoco podrán distribuirse utilidades mientras no se hayan enjugado las pérdidas de ejercicios anteriores que afecten el capital. (Art. 151, Código de Comercio).
3. Cuando no se obtenga la mayoría prevista en el inciso anterior, deberá distribuirse por lo menos el 50% de las utilidades líquidas o del saldo de las mismas, si tuviere que enjugar pérdidas de ejercicios anteriores. (Art. 155, C;odigo de Comercio).

 Angel María Fierro Martínez

Asesoría sobre mis libros de contabilidad

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Siempre que se tenga la idea de constituir una sociedad comercial, no debe echarse por la borda la mejor herramienta financiera para evaluar la idea, pues es mejor perder un capital inicial y no el total de la inversión.

Tip del proyecto

Se han planteado una serie de temas para desarrollar el laboratorio de contabilidad de creación de una sociedades, con todas las prácticas de formalidades, registros y ahora se propone el desarrollo de las actividades preoperativas y operativas en un libro de excel, con los debidos códigos del plan único de cuentas para que los estudiantes hagan su seguimiento.

Luego tendremos el ingreso de estas mismas operaciones en el programa Novasoft para hacer la práctica manual y sistematizada. Les recomiendo echarle una mirada a MIS LIBROS, que esta en la barra superior verde junto a VIDEOS y SOBRE NOSOTROS.

Desarrollo operaciones

El laboratorio contable de la nómina utiliza los mismos conceptos, que habiamos publicado antes, pero que ahora cobra vigencia en la elaboración del laboratorio contable y queremos que tengan toda la información para la elaboración del ejercicio de las operaciones de la sociedad.

En la proxima entrega se enviará el desarrollo del laboratorio contable en excel.

documento

Son varias la operaciones que se realizan en el laboratorio contable, tales como las preoperativas para iniciar el proceso de constitución, luego vienen la recepción de los aportes, apertura de la cuenta corriente, compra de bienes y manejo de inventarios, gastos, financiamiento, ingresos, elaboración de estados financieros, hasta llegar al proceso de la asamblea general donde se aprobaran los estados financieros básicos.

Documento

El financiamiento externo es la oportunidad de traer recursos frescos del sistema financiero nacional o extranjero, para el desarrollo de las actividades de la empresa, cuando los inversionistas no gozan de la posesión de todos los recursos requeridos por el proyecto, solo que, se debe tener especial cuidado que el costo financiero sea menor que la rentabilidad del negocio, de lo contrario puede consumir en calidad de intereses, tanto la rentabilidad social y el capital de los asociados.

Un ejemplo clásico es un negocio con rentabilidad del 12% y un costo de capital del 24%, en este caso si el financiamiento es 50% aportes de los asociados y 50% préstamo, este último se lleva la totalidad de la rentabilidad y deja sin dividendos o participaciones a los asociados.

En el anterior caso si el financiamiento es 40% aportes de los asociados y 60% préstamo, este último se lleva la totalidad de la rentabilidad y le pega un mordisco al capital de los inversionistas además de dejarlos sin dividendos o participaciones a los asociados.

Comparado los conceptos de financiamiento con los aportes de capital, la opinión es que el préstamo, sale más barato frente al pago de dividendos, porque el pago de intereses tiene un ahorro en impuestos, al considerar los intereses como costo o gasto, en tanto que el dividendo se liquida sobre la utilidad después de impuestos.

Otro aspecto a considerar son los tipos de préstamos, los hay cooperativos, los del sistema bancario y los extranjeros, cada uno tiene sus costos ocultos.

Un ejemplo de costo oculto es la falta de rentabilidad que tiene el mantenimiento de saldos en cuentas de ahorros o cuentas corrientes, que se denominan reciprocidades del préstamos, como es el caso de los préstamos cooperativos siempre y cuando se mantenga una tercera parte de lo que se le va a prestar, el mantenimiento de una saldo determinado en cuenta corriente. Esa falta de rentabilidad se constituye en costo oculto, al igual que sacar con el mismo banco tarjetas de crédito, chequeras, etc.

Si bien es cierto que el ahorro cooperativo no tiene rendimientos, eso se constituye en un costo oculto muy alto, igual acontece con los bancos. Ahora que decir de los préstamos extranjeros cuando estamos a merced de la diferencia en cambio extranjero que también es un costo oculto con referencia a la fecha que se hace el desembolso.

Es muy importante calcular o evaluar el costo del préstamo, mediante una línea de tiempo equivalente y colocar allí todos los factores que influyen en el préstamo y calcular la TIR que se asimila al costo del préstamo.

(-) El valor del préstamo con signo negativo

(+) El valor del pago de capital

(+) El valor del pago de los intereses

(-) El ahorro en impuestos a una tasa del 33% sobre los intereses

(+) Reciprocidades en préstamos cooperativos y bancarios

(+) Ahorro programados durante la vigencia del préstamo

(+) Diferencia en cambio extranjero

Posteriormente se debe comparar la tasa pactada del préstamo y la tasa efectiva del costo y luego ésta con la tasa de rentabilidad del negocio.

El financiamiento interno, es la oportunidad que todos los recursos sean dispuestos por los inversionistas para el desarrollo del negocio. El costo de capital aportado, está representado en los valores que se distribuyen en calidad de dividendo o participación, los valores que se acumulan en el superávit de patrimonio y las valorizaciones que sobrevienen con el tiempo sobre los activos.

La tasa de oportunidad del inversionista, consiste en las aspiraciones que tienen sobre la rentabilidad cuando emprende un proyecto o negocio, y está en la proporción de las ofertas del mercado financiero, que serian la rentabilidad mínima. Un empleado que no tiene muchos recursos disponibles su aspiración en ganar la tasa que ofrece un CDT, en cambio si traemos a un inversionista de mayor categoría, esta opción del empleado ya se halla superada por los proyectos que desarrolla.

El endeudamiento afecta el flujo de caja, por esta razón debe hacerse un análisis previo al flujo de caja para mirar la capacidad de pago de la deuda y no crear iliquidez cada vez que vence el pago de la obligación.

Entre una tasa de interés anticipada y una vencida, tienen el mismo costo, por la razón que ambas han sido calculadas sobre un mismo referente certificado por la superintendencia financiera de Colombia.

Otro elemento a negociar en un préstamo, son los periodos de amortización de acuerdo al flujo de caja, periodo muerto y de gracia, que presentan ventajas relativas para un buen manejo de la liquidez.

Los créditos más costosos son los de largo plazo, por la ociosidad que pueden tener los recursos, en tanto los cortos son menos costosos teniendo en cuenta el mismo criterio, solo que no hay que perder de vista el manejo del flujo de caja.

Ya se presentaron los temas de laboratorio contable:

ü Constitución

ü Gastos legales

ü Formalidades

ü Aportes de capital

ü Ciclo contable

ü Financiamiento

Quedan pendientes, los siguientes:

·     Actividades preoperativas y operativas

·     Nómina

·     Contabilidad en Excel a manera de plan de negocio

·     Contabilidad sistematizada

·     Hoja de trabajo

·     Estados financieros básicos

·     Asamblea general o Junta de socios

El ciclo contable se describe como una serie de procesos que se pueden resumir en los siguientes pasos, dependiendo si es manual o sistematizado:

·     Preparación de los documentos que se necesitarán en la contabilidad, tales como recibo de caja, comprobantes de pago, facturas de venta, nota de contabilidad, los cuales deben llenar unos requisitos en especial la factura.

·     Elaboración de documentos de acuerdo a cada transacción de la empresa para con terceros o de carácter interno. Una vez elaborado el documento fuente se ingresa por documentos del sistema a la contabiliad.

·     Elaboración del comprobante de contabilidad o resumen de los documentos anteriores, de acuerdo al código de las cuentas, para que sirvan como soportes válidos, su transcripción a los libros auxiliares según las cuentas corrientes que se manejen y el auxiliar o kardex de inventarios. Todo este proceso se cambia por el ingreso de documentos del sistema descrito anteriormente.

·     Elaboración de los libros principales: libro de inventarios, libro diario columnario y libro mayor.

·     Elaboración de las hojas de trabajo para la preparación de los estados financieros básicos, sin embargo, este proceso se cambia en el sistema por el reporte de los libros de contabilidad, cierre de periodo y estados financieros básicos.

Por consiguiente la contabilidad no es válida en una discusión en los tribunales de justicia sino se lleva de acuerdo a las normas de contabiidad, la cual requiere del debido registro de libros en cámara de comercio, soportes de contabilidad y firmas que legalicen la operación contenido en cada documentos.

Siempre la razón la tendrá el comerciante que demuestre la contabilidad en debida forma de acuerdo a las normas de contabilidad.

Los documentos se clasifican en internos y externos, los primeros son notas de contabilidad para la disposición de la reserva legal, dividendos, también para aplicar los costos de ventas, causación de costos y gastos. Los externos se relacionan con terceras personas, tales como la factura de venta, comprobante de pago, el recibo de caja y algunas notas de contabilidad.

En contabilidad general solamente existe la nota de contabilidad genérica, la diferencia entre la débito y la crédito es solamente para el sistema bancario.

Los documentos de las terceras personas, no sirven como documento para elaborar la contabilidad, ellos simplemente cumplen la función de soporte de las operaciones.

El plan único de cuentas es fundamental en el ciclo contable, pues sin el no se pueden codificar documentos, además deben tenerse estudiadas las operaciones y los códigos, porque la improvisación da al traste con la contabilidad que cumple la función de unifricar todas las operaciones de un período contable.

Los errores de codificación se pueden corregir mediante una nota de contabilidad, para que la contabilidad no tenga tachaduras o enmedaduras que pongan en tela de juicio su veracidad.

Para que la contabilidad no se descuadre, los libros auxiliares llevan una cuenta de control donde se registra el comprobante de diario, pero cuando la contabilidad es sistematizada, no hay problemas porque los documentos solamente se pueden grabar cuando están totalmente cuadrados.

Ya se presentaron los temas de laboratorio contable:

ü Constitución

ü Gastos legales

ü Formalidades

ü Aportes de capital

ü Ciclo contable

Quedan pendientes, los siguientes:

·     Financiamiento

·     Actividades pre operativas y operativas

·     Nómina

·     Programa de contabilidad Novasoft

Los aportes de capital son un elemento importantes en el laboratorio contable, para distinguir los diferentes tipos de sociedades, las diferentes cuotas y partes de interés, acciones de capita y de industria, asi como los derechos que otorgan a los inversionistas.

Documento

Una vez constituida la sociedad comercial, se requiere llenar unas formalidades de caracter legasl como todo lo relacionado con la escritura pública, comercial como son el registro mercantil, formalidad tributaria, laboral, impuestos Municipales y órganos de control, para evitarse dificultades en el desarrollo de sus actividades.

Documento formalidades

Son muchas las preguntas que uno debe hacerse para iniciar el proceso de constitución de una sociedad comercial:

Proyecto de inversión: se constituye con la base teórica, técnica, legal y financiera para constituir una sociedad, sin ese elemento, es como el capitán de un barco, que ha perdido la brújula y se aprestar a llegar al puerto, pero sin un rumbo fijo, sometiendo la confianza y los aportes de los inversionistas a la incertidumbre y riesgo de perderlo todo.

Partes del proyecto de inversión: quienes elaboran el proyecto de inversión debe tener muy en cuenta inicialmente el estudio de mercado, porque puede que con este primer estudio el proyecto no sea viable, porque no existen clientes, existen muchos productos sustitutos de alta calidad y los encuestados no están dispuestos a cambiar de proveedor.

Si continua el estudio la parte técnica, también se puede constituir en un cuello de botella, porque no existen la maquinaria apropiada para desarrollar el proyecto, elaborarla requiere de alta tecnología que no se encuentra en el país.

La factibilidad legal tiene que ver con los permisos del estado, porque puede encontrarse que esa actividad está restringida para los inversionistas privados, la factibilidad operativa, si existe el recurso humano, los técnicos para que operen el proyecto.

Por último la factibilidad financiera, donde después de haber proyectado los tres estados Balance general, estado de resultados y flujo de efectivo, neto y el de caja libre, se evalúa el proyecto con base en el VPN o con la tasa interna de retorno financiero, de acuerdo a la preferencia de la herramienta. Los proyectos no se pueden sobrestimar, antes que todo ser cautos, pues desdice mucho proyectos con tasas superiores al 12 EA.

Un proyecto puede se invialbe por cualquiera de estos aspectos, que no satisfacen a los inversionistas, por ejemplo un proyecto de resonancia magnética, no fue viable porque los exámenes diarios son menores a una cantidad que requiere el proyecto para tener rentabilidad. Un proyecto de energía con base en cascarilla de arroz, fue inviable por los residuos que se vertían a las aguas. Muchos de los proyectos de los estudiantes no son posible que no existen los recursos suficientes y tienen temor a endeudarse, pero una dosis de capital externo o de la banca puede ser viable, siempre y cuando el costo de capital sea menor que la rentabilidad del proyecto.

Capital de la sociedad: el capital social de una sociedad se determina con base en los requerimiento de capital de trabajo, esto es el disponible para gastos imprevistos, además de los primero meses de arrendamiento y de nómina porque se considera que la empresa no generara suficientes flujos en los primeros períodos, de acuerdo a la naturaleza de la empresa, otro capital para las inversiones fijas en propiedad, planta y equipo y las que se proyecten en el tiempo y por ultimo un capital para las inversiones diferidas, que consisten en los estudios previos, gastos de organización y puesta en marcha.

Tipos de sociedad: los inversionistas pueden optar por cualquier tipo de organización, de las empresas personales, de capital y de naturaleza mixta. En las primeras se detallan las sociedades colectivas, en comandita simple, en las segundas las sociedades anónimas y en comandita por acciones y las de naturaleza mixta las de responsabilidad limitada.

Es importante tener en cuenta al momento de la constitución, las responsabilidades de los asociados frente a las obligaciones laborales y tributarias a que se hacen acreedores, en el momento de liquidación de los activos no sean suficientes para el pago de los pasivos. Los socios de responsabilidad limitada responden proporcionalmente por las obligaciones tributarias.

Además existe una limitante para las sociedades de responsabilidad limitada, la cual no se permite el aporte crédito, como lo hacen muchas empresas, que con el fin de hacer empresa, hacen los aportes en efectivo y al otro día, prestan el efectivo a los socios.

También está prohibido emitir acciones por debajo de su valor nominal, igual los bonos convertibles en acciones.

Acta de constitución: debe contener los aspectos principales de la empresa que se quiere organizar, referente al nombre de la sociedad, identificación de los asociados, con sus documentos de identidad, capital de la sociedad, número de cuotas o acciones suscritas.

Razón o denominación social: si la sociedad incluye en su nombre los apellidos de los socios, o accionistas es una razón social, si incluye el objeto del negocio, como por ejemplos Tuercas y Tornillos Ltda., corresponde a una denominación social.

Minuta: la minuta es el borrador de Escritura Pública de Constitución, en la cual se especifica el tipo de sociedad que se formará, los Socios con sus respectivas cédulas, nacionalidad, domicilio y aporte. A demás, la razón social de la empresa, su objeto social, domicilio, nombre del representante legal, conformación de Junta de Socios, el capital social, funciones de la Junta de socios, la reserva legal y el tiempo de duración de la sociedad y causales para su disolución. Los requisitos o cláusulas de la escritura de constitución están detallados en el artículo 110 del Código de Comercio

Escritura de constitución: es la protocolización de la minuta en la Notaria.

Registro de la escritura: protocolizar la escritura consiste en llevar la escritura a la notarían y pagar los gastos de escrituración, si se hace transferencia de bienes inmuebles, debe también registrarse en la oficina de registro de instrumentos públicos y privados.

·         Constitución

·         Gastos legales

·         La siguiente entrega será de las formalidades.

Angel Maria Fierro Martinez