Tomado del libro: Contabilidad de patrimonio

Contabilidad simplificada: las personas naturales en sus negocios individuales, pueden acogerse a la contabilidad de régimen simplificado para lo cual debe llenar los siguientes requisitos:

Libro fiscal de registro de operaciones: quienes comercialicen bienes o presten servicios gravados perteneciendo al régimen simplificado, deberán llevar el libro fiscal de registro de operaciones diarias por cada establecimiento, en el cual se identifique el contribuyente, esté debidamente foliado y se anoten diariamente en forma global o discriminada las operaciones realizadas. Al finalizar cada mes deberán, con base en las facturas que les hayan sido expedidas, totalizar el valor pagado en la adquisición de bienes y servicios, así como los ingresos obtenidos en desarrollo de su actividad. 

Este libro fiscal deberá reposar en el establecimiento de comercio y la no presentación del mismo al momento que lo requiera la administración, o la constatación del atraso, dará lugar a la aplicación de las sanciones y procedimientos contemplados en el artículo 652, pudiéndose establecer tales hechos mediante el método señalado en el artículo 653 (Art. 616 del E.T., modificado Art. 36, L. 223/95).

El Libro Fiscal, no implica que existan dos sistemas de contabilidad, sino que el Gobierno Nacional para simplificar los controles de la Administración de Impuestos, le dio la oportunidad a los contribuyentes de menores ingresos, de simplificar los datos que se deben exhibir ante las Autoridades.

Tomado del libro: Contabilidad de patrimonio

Balance de persona natural: aquí se presenta todo el contenido del patrimonio de la persona natural como negocio individual, donde se combina con otras cuentas, y se hace relevancia a la clase de Patrimonio, el grupo de Capital social y la cuenta mayor (3130) Capital de personas naturales, la cual está compensada con las otras subcuentas, así:

El superávit por revalorización del patrimonio fue eliminado de los procedimientos contables y fiscales a partir del 01/01/07. 

Se recomienda al lector volver al libro de contabilidad general del mismo autor, para que haga seguimiento a la contabilidad de persona natural con todos sus registros, libros y operaciones, hoja de trabajo, ajustes y cierre de operaciones.

Caso. Comercializadora Jaime Fierro Bonilla

Jaime un reconocido comerciante, destina su local al servicio de la comercializadora de electrodomésticos, mediante una selección de sus bienes personales que arrojan el siguiente balance inicial.

Inicialmente no se elabora ningún soporte ni comprobante de contabilidad, por cuanto se trata de bienes de la misma persona y a ella no se expiden recibos, sin embargo el balance es el punto de partida y referente para evaluar la gestión del negocio.

Las decisiones más particulares en las personas naturales, son las siguientes: de operación o compra y venta de bienes o prestación de servicios, las de inversión en vehículos de transporte, propiedades, equipos, maquinaria, muebles, etc., y las de financiación que se expondrán con mayor solvencia en los capítulos siguientes:

Aumento de capital: en cualquier momento, la persona natural puede aumentar el capital aportado al negocio mercantil, porque considera que puede ampliar su capacidad de comercialización y puede llevar una cantidad de recursos importantes al negocio.

Retiro de dinero: el dueño de la empresa puede hacer retiro de dinero, los cuales se llevan a la cuenta de Capital como una subcuenta, por ejemplo: 313010 Cuenta personal, de naturaleza débito, para que en forma permanente se muestre el capital neto asociado a la actividad. No debe contabilizarse como cuenta de deudores, porque no son obligaciones a favor del objeto social del negocio.

Retiro de mercancía: también puede retirar mercancías, que tienen un precio de etiqueta de $1.000.000, su costo es de $800.000 y el IVA que genera es a la tarifa general del 16%. En estos casos la mercancía genera el impuesto sobre las ventas, cuya base es el precio de venta, independiente del valor que registre en el momento del retiro.

Aunque no parece lógico generar impuesto a las ventas por el retiro de mercancías, ésta no se puede aplicar frente al derecho aplicable al impuesto a las ventas. Este mismo registro se hubiera podido hacer por el valor del costo pero respectando el IVA, esto es, por $960.000, pues no es lógico ganarse utilidades así mismo.

Costo del retiro de mercancía: simultáneamente con el registro de la venta, se contabiliza el concepto de costo de venta.

Provisión para impuestos: durante el ejercicio contable se calcula la provisión para impuestos después de haber hecho la planeación tributaria y se lleva al gasto contra la cuenta provisión del ejercicio sobre una utilidad operacional que se obtendrá durante el año 2013 de $50.000.000.

Para calcular la provisión se toma la utilidad de $50.000.000 y se divide por el valor de la UVT para el año 2013 de $24.555 y se obtienen 2.036 UVT que se encuentran en el intervalo de 1.700 y 4.100 UVT, por consiguiente se le restan 1.700 UVT y se obtienen 336 UVT que multiplicados por la tarifa del impuesto del 28% nos da 94 UVT al cual le sumamos los UVT del intervalo anterior de 116 UVT y se tiene que el impuesto de renta y complementarios es de 220 UVT que convertidos a pesos colombianos es igual a $5.157.000 y mensualmente es de $430.000 aproximadamente (Confrontar el Art. 241 E.T.).

Utilidades líquidas: se calculan a partir del cierre correspondiente a las cuentas nominales, las utilidades aparecerán en la cuenta 3605 Utilidad del ejercicio; como resultado a 31 de diciembre de cada año, y para este caso, se encuentra una provisión de $5.160.000 y la utilidad de $44.840.000 después de impuestos.

Acumulación de utilidades: al iniciar el nuevo año, si lo prefiere puede acumular en una subcuenta de capital de la persona natural, las utilidades del ejercicio inmediatamente anterior, 313003 Utilidades acumuladas en la subcuenta respectiva, con el objeto de mantener informado a su dueño de la historia de las utilidades de ejercicios anteriores.

Ajuste al impuesto de renta: cuando se haga la liquidación privada de los impuestos a cargo del contribuyente, que por lo regular se conoce en el mes de agosto (2011), y aparezca cualquier diferencia con la provisión, se castigan las utilidades acumuladas de ejercicios anteriores y se actualiza su valor. En el mes de agosto se conoció por parte del asesor tributario el impuesto de $7.000.000, datos que arrojan una diferencia de $1.840.000 que deben contabilizarse.

Compensación cuenta personal: la cuenta de Capital de persona natural, siempre mostrará el valor neto, es decir la suma de los aportes, menos los retiros de la cuenta personal. Sin embargo, para observar mejor el comportamiento del patrimonio se tiene en cuenta las utilidades del ejercicio y las acumuladas. La cuenta personal, se compensa a 31 de diciembre o bien contra de utilidades que es lo más apropiado o la cuenta de capital personal.

Pérdidas del ejercicio: una vez hecho el cierre de las operaciones, y si resultan pérdidas en la actividad operativa y financiera, éstas se presentan en la cuenta 3610 Pérdidas del ejercicio al finalizar el año y se consolidan en el siguiente año en la cuenta 313004 Pérdidas acumuladas.

Cuando existen pérdidas operacionales en un ejercicio, hay que tener en cuenta que los impuestos se calculan no sobre el valor de la pérdida sino, sobre el valor de la renta presuntiva, esto quiere decir, sobre la capacidad que tiene el patrimonio por si solo para producir renta.

Bases y porcentajes de renta presuntiva: para efectos del impuesto sobre la renta, se presume que la renta liquida del contribuyente no es inferior al tres por ciento (3%) de su patrimonio líquido, en el último día del ejercicio gravable inmediatamente anterior (Art. 188, E.T., modificado Ley 111/2006). 

Si el total de los activos (patrimonio bruto) a 31 de diciembre del año anterior es de $200.000.000 y no tiene pasivos, este valor se constituye en el generador de la renta presuntiva gravable, con el 3%, esto es $6.000.000, y el impuesto de renta resultaría de la siguiente operación $6.000.000 dividido en $24.555 se obtienen 244 UVT que se ubica en el primer intervalo de 0 a 1.900 UVT, por consiguiente el impuesto es cero.

Sin embargo, cuando la renta gravable es menor que la renta presuntiva, el impuesto que se calcula sobre ésta última base, y es mayor que cero, se incrementa la pérdida del ejercicio, en estos casos se elabora el registro contable con las siguientes cuentas.

Tomado del libro: Contabilidad de patrimonio

Caso Confecciones “Barbarita”

Para constituir su negocio, doña Bárbara destinó todos los muebles y enseres relacionados con el objeto del negocio, lo mismo que la maquinaria y las materias primas que había comprado con anterioridad, valuadas en un total de $60.000.000.

El primer libro que se registra en la contabilidad, es el de inventarios y balance, porque aún no se han hecho transacciones con terceras personas que ameriten la elaboración de soporte de contabilidad, que se resuman en el comprobante diario y luego el libro diario columnario y el libro Mayor y balances.

Tomado del libro: Contabilidad de patrimonio

Caso. Activo bruto mercantil: las personas naturales siempre inician sus negocios a partir de los bienes personales y cometen un error: incluir bienes no productores de renta, porque lo que hacen es aumentar innecesariamente el activo bruto mercantil, con repercusiones en el pago de registro en la Cámara de Comercio, y gastos en la actividad empresarial que no son del objeto social.

En el anterior caso de unos activos de $410.000.000 solamente tienen relación con el objeto del negocio $60.000.000, el resto hace parte de su patrimonio bruto, pero no del negocio.

Inventario inicial: con el inventario inicial del activo bruto mercantil, el cual incluye los muebles personales, maquinaria y equipo, equipo de transporte, se prepara la apertura de la contabilidad de la empresa personal, el cual también sirve de base para elaborar el balance inicial.

Balance inicial: está compuesto por las cuentas que representan derechos o bienes tales como disponible: en efectivo, cuentas bancarias o de ahorros, valores negociables; propiedades, como: muebles y enseres, vehículos, bienes raíces, que sean productores de renta, y al crédito la cuenta de Capital de persona natural.

Se acostumbra elaborar un balance inicial con el fin de tener un documento de apertura que se pueda llevar a libros auxiliares y principales de contabilidad y los saldos sirven de base para acumular las operaciones de los siguientes períodos.

El balance sirve para presentarlo ante las instituciones que lo requieran, como la Cámara de Comercio para el registro mercantil de la empresa, ante la Secretaria de Hacienda Municipal, ante las instituciones crediticias que lo requieran. En términos generales es un requisito indispensable en la constitución de la Empresa

 Tomado del libro: Contabilidad de patrimonio

Los negocios se constituyen con el valor de los bienes que la persona natural dispone, escogidos de los que posee en el patrimonio familiar, tales como efectivo, cuentas o títulos por cobrar, locales, terrenos, muebles y enseres, maquinaria y equipo, vehículos, etc.

La cuenta 3130 Capital de personas naturales, constituye la contrapartida de todos los bienes vinculados a la empresa los cuales tienen como objetivo producir renta.

Su control y claridad en el manejo de la cuenta de capital personal, se hace necesario, para mostrar la evolución del negocio y la dinámica de las cuentas que incorpora, porque en cualquier momento hacen perder la visión que se tiene del negocio.

El quinto y sexto dígito del código son creados para hacer parte importante dentro del patrimonio, y permitir en cualquier momento, mostrar la evolución del negocio a través de estas cuentas, lo mismo que hacer las compensaciones en cuentas del patrimonio, cuando se finalice el año.

Plan único de cuentas: en las personas naturales, el capital se denomina capital de persona natural, de acuerdo al plan único de cuentas (PUC) vigente para comerciantes en Colombia, con los siguientes códigos.

En la cuenta 3130 la personal natural puede abrir la subcuenta 313002 para llevar los gastos personales, la subcuenta 313003 para acumular las utilidades de los ejercicios después de conocer el corte del ejercicio, o también la 313004 para acumular las pérdidas de ejercicios anteriores, el grupo 38 de superávit por valorización es importante cuando tenga que actualizar los valores de las inversiones, propiedades, planta y equipo.

Se insiste en la creación de la cuenta auxiliar Cuenta personal, para llevar allí todos los retiros por cualquier concepto y no confundir las cuentas de gastos de la empresa con los personales, porque al finalizar el año no se tendrá una clara información sobre la contabilidad y sus resultados, porque ha cruzado todo tipo de información personal con la del negocio.

No son propias de las personas naturales los grupos de cuentas 33 Reservas porque responde por las obligaciones con su patrimonio de familia, así mismo 35 Dividendos o participaciones porque no es una sociedad comercial y el 37 Resultados de ejercicios anteriores.

Cuando la persona natural tenga dos o más establecimientos de comercio, puede separar contablemente sus registros con el fin de determinar cuál genera o destruye valor. Para efectos de la matrícula mercantil se registrarán por separado, lo mismo se hará con los informes financieros, los cuales deben combinarse al finalizar las operaciones.

La obligación tributaria de la persona natural recoge, todos los bienes productores y no productores de renta, esto es, vinculado o no a los negocios individuales, o como socios de sociedades comerciales. El pago de obligación tributaria se liquida y contabiliza a nombre del único propietario de los negocios que representa el grupo empresarial.

Sociedades vigiladas por la Superintendencia de Sociedades: quedarán sometidas a la vigilancia de la Superintendencia de Sociedades, siempre y cuando no estén sujetas a la vigilancia de otra Superintendencia, las sociedades mercantiles y las empresas unipersonales (sic) que a 31 de diciembre de 2006, o al cierre de los ejercicios sociales posteriores, registren:

a) Un total de activos incluidos los ajustes integrales por inflación, superior al equivalente a treinta mil (30.000) salarios mínimos legales mensuales;

b) Ingresos totales incluidos los ajustes integrales por inflación, superiores al valor de treinta mil (30.000) salarios mínimos legales mensuales.

Parágrafo: para los efectos previstos en este artículo, los salarios mínimos legales mensuales se liquidarán con el valor vigente al 10 de enero siguiente a la fecha de corte del correspondiente ejercicio.

La vigilancia en este evento, iniciará el primer día hábil del mes de abril del año siguiente a aquel al cual corresponda el respectivo cierre contable. Cuando los montos señalados se reduzcan por debajo del umbral establecido en este artículo, la vigilancia cesará a partir del primer día hábil del mes de abril del año siguiente a aquel en que la disminución se registre (Art. 1, D. 4350/06)

 Solicitud de información financiera y de prácticas empresariales (gobierno corporativo) año 2011

 De acuerdo con lo dispuesto en los artículos 83, 84, 85 y 86 de la Ley 222 de 1995, en el artículo 2º del Decreto 1080 de junio 19 de 1996, en el Decreto 4350 del 4 de diciembre de 2006 y en el Decreto 2300 del 25 de junio del 2008, corresponde a la Superintendencia de Sociedades ejercer la Inspección, Vigilancia y Control de las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales, en los términos establecidos en las mencionadas disposiciones,  estando facultada para solicitar, confirmar y analizar información sobre la situación jurídica, contable y administrativa en la forma y términos que considere procedentes, por lo cual a través de este acto administrativo se señalarán, entre otros aspectos, las fechas para el envío de la información financiera correspondiente al ejercicio de 2011. 

Los estados financieros requeridos en el informe 01 y diligenciados en MILES de PESOS, al igual que en años anteriores, nos permiten entregar información oportuna y validada tanto al sistema empresarial como al Gobierno Nacional y a sus agentes de interés respetando la reserva que ordena la ley, a través del Sistema de Información y Riesgo Empresarial –SIREM- que ha puesto en funcionamiento la Superintendencia de Sociedades, para suministrar información con valor agregado y capacidad de proceso, la cual puede ser consultada de manera gratuita por cualquier persona en el país y en el mundo, como un servicio público, a través de nuestro Portal Web (http://sirem.supersociedades.gov.co/SIREM/). 

La información solicitada en el informe 31 sobre prácticas empresariales, nos permite un diagnóstico del estado actual de las prácticas relacionadas con el gobierno corporativo y la responsabilidad social, establecer la forma en que son gobernadas las empresas  colombianas y establecer el número de empresas familiares, esto con el fin de entregar a los empresarios herramientas que les permitan aumentar su sostenibilidad mediante la cultura del desarrollo sostenible y competitivo con la adopción de prácticas de Responsabilidad Social, Buen Gobierno Corporativo y Protocolos de Familia. 

En el anexo jurídico incluido en este informe, el empresario podrá adelantar un chequeo de los mínimos legales con el fin de  disminuir el riesgo de incumplimiento legal y evitar, de esta forma, sanciones o multas (Numeral 1. Circular externa 115-000004 03-11-2011)

Tomado del libro de Contabilidad de patrimonio

Corresponde al Presidente de la República ejercer por conducto de la Superintendencia de Sociedades, la inspección, vigilancia y control de las sociedades comerciales en Colombia. 

Competencia de la superintendencia de sociedades: el Presidente de la República ejercer%