Cuentas complementarias del activo

Tienen como característica la de acumular las disminuciones del activo por los conceptos de uso, deterioro, riesgo u obsolescencia, en la medida que prestan el servicio a la actividad generadora de renta. Su presentación en el balance disminuye el respectivo activo al cual complementa.

El costo del activo por razón de la prestación del servicio o producción de la renta, con el tiempo se convierte en gasto como apoyo necesario en la actividad generadora de bienes o servicios. 

En conclusión, todo activo excepto el disponible, inversiones y cartera, deudores y valorizaciones se convierten en costo o gasto durante la  vida útil.

Las cuentas complementarias del activo son de naturaleza crédito y recogen los gastos acumulados de los períodos sucesivos, con el fin de mantener en libros el valor del bien y el valor acumulado de su consumo, entre las más comunes están:

  • Provisión inversiones.
  • Provisión deudores.
  • Provisión inventarios.
  • Depreciación acumulada de construcciones y edificaciones.
  • Depreciación acumulada de maquinaria y equipo.
  • Depreciación acumulada de equipo de oficina.
  • Depreciación acumulada de flota y equipo de transporte.
  • Amortización acumulada plantaciones agrícolas y forestales.
  • Amortización acumulada vías de comunicación.
  • Amortización acumulada de semovientes.
  • Agotamiento acumulado minas y canteras.
  • Agotamiento acumulado pozos artesianos.
  • Agotamiento acumulado yacimientos.

Naturaleza: la naturaleza de las cuentas está íntimamente ligada con el resultado de su saldo, por consiguiente se dice que son de:

Naturaleza débito: porque su saldo aumenta con un registro en el movimiento débito y disminuye por todo registro en el movimiento crédito, a este grupo pertenecen las cuentas del activo y gastos, también las cuentas complementarias del pasivo y patrimonio.

Naturaleza crédito: asimismo se dice que son de naturaleza crédito, cuando su saldo aumenta con un registro en el movimiento crédito y disminuye por todo registro en el movimiento débito. A este grupo pertenecen las cuentas del pasivo, patrimonio e ingresos y las cuentas complementarias del activo.

Cuentas   del activo y gastos y complementarias del pasivo y patrimonio

De   naturaleza débito

Código Cuentas Débito Crédito Saldo
1105

1110

5105

5205

53

26

33

33

33

[…]

Caja

Bancos

Gastos de admón.

Gastos de ventas

Gastos financieros

Provisiones

Capital suscrito por cobrar

Acciones propias readquiridas

Prima en emisión de acciones por cobrar

Aumenta

Disminuye

 

Débito

 

Cuentas   del pasivo, patrimonio, ingresos y complementarias del activo

De   naturaleza débito

Códigos Cuentas Débito Crédito Saldo
2105

3105

4105

1599

[…]

Obligaciones   financieras

Capital social

Ingresos

Depreciaciones

Disminuye

Aumenta

 

Crédito

Cuando el saldo de la cuenta de naturaleza débito pasa a ser crédito, el saldo se colocará entre paréntesis y con ello se hará notar que siendo de naturaleza débito su saldo es crédito; el mismo concepto se aplica frente a las cuentas de naturaleza crédito cuando su saldo sea débito  se optará por colocarlo entre paréntesis para denotar el cambio que ha sufrido el saldo y no su naturaleza.

Ejemplo: Bancos Moneda Nacional ($260.000). Esta cuenta es del activo de naturaleza débito con saldo crédito. Al momento de presentar estados financieros, se puede optar por reclasificarla mediante un registro de ajuste contable en el pasivo o simplemente se reclasifica al momento de presentar el balance general.

Omisión: como su nombre lo indica son involuntarias, pero pueden ser vistas como una fórmula para eludir el pago de los impuestos. Hoy las omisiones son fáciles de detectar mediante el sistema Muisca de la Administración de impuestos y el reporte de valores en medio magnéticos, facilitándole a la administración hacer una declaración sombra con todos los datos que posee del contribuyente.

La falta de registros contables se comete por algunas de las siguientes razones:

  • Contabilización de un activo como gasto.
  • Subestimación del valor del activo por falta de registro de todos los elementos de financiación y adecuación para colocarlo en capacidad de servicio.
  • Carencia de capitalización de costos y gastos.
  • Subestimación del costo de los inventarios por cambio de método de valuación.
  • Falta de registro y control de las mercancías dadas en consignación.
  • Mercancías en tránsito no registradas por la empresa.
  • Falta de reconocimiento de algunos gastos capitalizables.
  • Anticipos en la compra de activos.

La omisión en los activos trae sus desventajas en la interpretación de los estados financieros, tales como:

  • Subestimación en los derechos sociales de los dueños del negocio.
  • Subestimación en el valor de los pasivos.
  • Aumento en los costos y gastos y efecto negativo en las utilidades operacionales.
  • Promueve el fraude y dificulta el control de los bienes.
  • Los resultados de las razones financieras son engañosos.
  • No hay seguridad en los resultados de la empresa.
  • Incapacidad para contraer obligaciones sustentado en el respaldo de los activos.
  • Bajo nivel de desempeño de la dirección.
  • Promueve los requerimientos de la Administración de Impuestos.
  • Genera sanciones.

Las omisiones en el registro de activo son el fruto de la falta de control interno que recomiende los ajustes pertinentes, lo cual permite y fomenta el fraude y por consiguiente la crisis empresarial.

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