Contabilidad y Finanzas

Colegas Latinoamericanos

Informe del revisor fiscal (Parte II)

HALLAZGOS 

  • Balance General 

Se restableció el saldo de la caja menor por su valor fijo de $250.000. Sin embargo siempre que se presente balance general, la caja menor debe reembolsarse para que su naturaleza sea coherente con el concepto de disponible.

El libro auxiliar de caja general muestra un saldo de                         $  4.000.000

Los recibos o documentos de caja 101 – 150                          $16.000.000

(Anulados 105-142 los cuales fueron verificados)

Consignaciones 128 – 169                                                         $18.000.000

Saldo final                                                                                      $   2.000.000

El descuento concedido por pagos de cuotas de administración durante los cinco primeros días, se le aplicó a todos los recibos que pasaron de esa fecha hasta el 15 del mes.

La Caja General viene siendo manejada como una caja menor, porque todos los pagos se hacen con su efectivo mediante sendos comprobantes de egreso, y posteriormente  se elabora el cheque por un grupo de comprobantes y se restablece el fondo de la caja general.

Este sistema no consulta las buenas prácticas del control interno del disponible, el cual exige recoger los dineros y llevarlos intactos a la cuenta de bancos en el siguiente día hábil.

Si quieren seguir con los pagos en efectivo, entonces aumenten el fondo fijo de caja menor a $1.000.000, para que se haga el pago de los gastos menores de $500.000.

En el Balance a 31 de diciembre de 2012 del conjunto, apareció una cuenta 1390 con un saldo de $20.000.000 Deudas de difícil cobro juntos con su provisión y desapareció en el Balance de enero, lo cual hace pensar que se hizo solamente para reclasificar la partida, la cual considero debe hacerse el registro, para hacerle seguimiento a las deudas de difícil cobro.

  • Inventarios.

No se pudo recuperar del sistema una listado de la maquinaria y equipo, muebles de oficina que nos permitiera hacer una verificación lo cual puede darnos una evidencia para elaborar el Dictamen de revisor fiscal con salvedad.

  • Estado de resultados

Los ingresos de actividades de la asociación son de $50.000.000 causados frente a los recaudados de $35.000.000, representa el 70.0%, situación que sigue minando de iliquidez al Conjunto Residencial.

No se realizaron por el mes de enero las depreciaciones, las provisiones de cartera y prestaciones sociales, igual que las amortizaciones, por consiguiente el estado de resultados no está mostrando la verdadera utilidad o pérdida y de hacerlo al final del año va a tener un impacto mayor.

  • Ejecución presupuestal

Insisto en que el presupuesto debe tener recursos del balance de la vigencia anterior 2011 y los proyectados para el 2012, y así mismo exponer las obligaciones de periodos anteriores recaudadas en el presente, porque de nada sirve haber programado un recaudo de $20.000.000 para el presente mes, cuando el recaudo en efectivo fue de $40.000.000 pues no tiene explicación sobre el recaudo de la presente vigencia.

Se debe corregir la ejecución presupuestal pues le falta una partida de $100.000 correspondiente a Gastos bancarios y $30.000 de rendimientos financieros.

  • Conciliación bancaria

Solamente se concilia una sola cuenta en el mes de enero.

Independientemente que los extractos sean trimestrales, se deben buscar los medios para conocer los movimientos, pues es mucho tiempo para dejar de conocer la realidad del movimiento bancario y de las finanzas del conjunto.

Para cumplir con este objetivo, el conjunto requiere el servicio de internet para:

1. Hacer traslados de cuentas bancarias.

2. Consultar los saldos de las cuentas.

3. Editar los extractos bancarios.

4. Elaborar la declaración de retención en la fuente por mecanismos digitales (el conjunto debe hacer la diligencia ante la DIAN sobre el mecanismo para poder presentar las declaraciones de retención a partir del 1 de marzo).

5. Hacer algunas transacciones como la de pagar las retenciones.

6. Mantener una comunicación vía correos con los copropietarios.

  • Fondo de imprevistos

Respecto al fondo de imprevistos, el artículo 34 de la Ley 675/01 lo considera como una reserva para los gastos imprevistos del 1% como mínimo de los recaudos mensuales, en el conjunto se programó una cuota fija mensual del 2% sobre cada cuota de administración. Se observo es que no se especificó como un gasto del periodo el cual debe capitalizarse, además de aumentar  de los fondos del conjunto en la cuenta bancaria de imprevistos.

Recursos Patrimoniales. Los recursos patrimoniales de la persona jurídica estarán conformados por los ingresos provenientes de las expensas comunes ordinarias y extraordinarias, multas, intereses, fondo de imprevistos, y demás bienes e ingresos que adquiera o reciba a cualquier título para el cumplimiento de su objeto (Art. 34, L 675/01).

El problema que dejo planteado es que no se ha capitalizado este valor en el patrimonio, para hacerlo coincidir con la cuenta bancaria que tiene como fin su recaudo.

  • Póliza de riesgos 

No se tiene una póliza de seguros que cubra los riesgos de la piscina. Existen ciudades que del total de las piscinas, el 1% no cumplen con lo dispuesto de la Ley 1209/08.

  • Cuentas de orden

Se aclararon los conceptos que contienen las cuentas de orden, de activos sustraídos del conjunto, ajustes integrales por inflación, maquinaria recibida de un tercero y de responsabilidades de abogados que cobraron cartera y nunca la reportaron al conjunto.

 

Updated: 19/02/2012 — 9:12 AM

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