Inspección, vigilancia y control

Tomado del libro El patrimonio en las sociedades comerciales

 

Corresponde al presidente de la república ejercer por conducto de la Superintendencia de Sociedades, la inspección, vigilancia y control de las sociedades comerciales en Colombia.

 

Responsabilidad: el Presidente de la República ejercerá por conducto de la Superintendencia de Sociedades, de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 83, 84, 85 y 86 de la Ley 222 de 1995, 2º del Decreto 1080 de junio 19 de 1996 y en el Decreto 4350 del 4 de diciembre de 2006, la inspección, vigilancia y control de las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales, en los términos establecidos en las normas vigentes.

 

También ejercerá inspección y vigilancia sobre otras entidades que determine la ley. De la misma manera ejercerá las funciones relativas al cumplimiento del régimen cambiario en materia de inversión extranjera, inversión colombiana en el exterior y endeudamiento externo. (Art. 82, Ley 222/95).

 

Inspección: la inspección consiste en la atribución de la Superintendencia de Sociedades para solicitar, confirmar y analizar de manera ocasional, y en la forma, detalle y términos que ella determine, la información que requiera sobre la situación jurídica, contable, económica y administrativa de cualquier sociedad comercial no vigilada por la Superintendencia Bancaria o sobre operaciones específicas de la misma. La Superintendencia de Sociedades, de oficio, podrá practicar investigaciones administrativas a estas sociedades. (Art. 83, Ley 222/95).

 

Vigilancia: la vigilancia consiste en la atribución de la Superintendencia de Sociedades para velar por que las sociedades no sometidas a la vigilancia de otras superintendencias, en su formación y funcionamiento y en el desarrollo de su objeto social, se ajusten a la ley y a los estatutos. La vigilancia se ejercerá en forma permanente.

 

Estarán sometidas a vigilancia, las sociedades que determine el Presidente de la República. También estarán vigiladas aquellas sociedades que indique el superintendente cuando del análisis de la información señalada en el artículo anterior o de la práctica de una investigación administrativa, establezca que la sociedad incurre en cualquiera de las siguientes irregularidades:

 

a) Abusos de sus órganos de dirección, administración o fiscalización, que impliquen desconocimiento de los derechos de los asociados o violación grave o reiterada de las normas legales o estatutarias.

b) Suministro al público, a la superintendencia o a cualquier organismo estatal, de información que no se ajuste a la realidad.

c) No llevar contabilidad de acuerdo con la ley o con los principios contables generalmente aceptados.

d) Realización de operaciones no comprendidas en su objeto social.

 

Respecto de estas sociedades vigiladas, la Superintendencia de Sociedades, además de las facultades de inspección indicadas en el artículo anterior, tendrá las siguientes:

 

1. Practicar visitas generales, de oficio o a petición de parte, y adoptar las medidas a que haya lugar para que se subsanen las irregularidades que se hayan observado durante la práctica de éstas e investigar, si es necesario, las operaciones finales o intermedias realizadas por la sociedad visitada con cualquier persona o entidad no sometida a su vigilancia.

2. Autorizar la emisión de bonos de acuerdo con lo establecido en la ley y verificar que se realice de acuerdo con la misma.

3. Enviar delegados a las reuniones de la asamblea general o junta de socios cuando lo considere necesario.

4. Verificar que las actividades que desarrolle estén dentro del objeto social y ordenar la suspensión de los actos no comprendidos dentro del mismo.

5. Decretar la disolución, y ordenar la liquidación, cuando se cumplan los supuestos previstos en la ley y en los estatutos, y adoptar las medidas a que haya lugar.

6. Designar al liquidador en los casos previstos por la ley.

7. Autorizar las reformas estatutarias consistentes en fusión y escisión.

8. Convocar a reuniones extraordinarias del máximo órgano social en los casos previstos por la ley.

9. Autorizar la colocación de acciones con dividendo preferencial y sin derecho a voto y de acciones privilegiadas.

10. Ordenar la modificación de las cláusulas estatutarias cuando no se ajusten a la ley.

11. Ordenar la inscripción de acciones en el libro de registro correspondiente, cuando la sociedad se niegue a efectuarla sin fundamento legal. (Art. 84, Ley 222/95).

 

Control: el control consiste en la atribución de la Superintendencia de Sociedades para ordenar los correctivos necesarios para subsanar una situación crítica de orden jurídico, contable, económico o administrativo de cualquier sociedad comercial no vigilada por otra superintendencia, cuando así lo determine el Superintendente de Sociedades mediante acto administrativo de carácter particular.

 

En ejercicio del control, la Superintendencia de Sociedades tendrá, además de las facultades indicadas en los artículos anteriores, las siguientes:

1. Promover la presentación de planes y programas encaminados a mejorar la situación que hubiere originado el control y vigilar la cumplida ejecución de los mismos.

2. Autorizar la solemnización de toda reforma estatutaria.

3. Autorizar la colocación de acciones y verificar que la misma se efectúe conforme a la ley y al reglamento correspondiente.

4. Ordenar la remoción de administradores, revisor fiscal y empleados, cuando se presenten irregularidades que así lo ameriten.

5. Conminar bajo apremio de multas a los administradores para que se abstengan de realizar actos contrarios a la ley, los estatutos, las decisiones del máximo órgano social o junta directiva, o que deterioren la prenda común de los acreedores u ordenar la suspensión de los mismos.

6. Efectuar visitas especiales e impartir las instrucciones que resulten necesarias de acuerdo con los hechos que se observen en ellas.

7. Convocar a la sociedad al trámite de un proceso concursal.

8. Aprobar el avalúo de los aportes en especie.

 

Parágrafo: las sociedades sujetas a la vigilancia o control por determinación del Superintendente de Sociedades, podrán quedar exonerados de tal vigilancia o control, cuando así lo disponga dicho funcionario. . (Art. 85, Ley 222/95).

 

El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo expidió el decreto 4350  del 4 de diciembre de 2006, derogó el decreto 3100 de diciembre 30 de 1997,  fijando nuevos parámetros para definir cuando una sociedad comercial (Colombia o sucursal de sociedad extranjera) quedaría bajo la “vigilancia” de la Superintendencia de sociedades.

 

Es de tener en cuenta que cuando se constituye una sociedad comercial (distinta de bancos y demás entidades que sean vigiladas por la Superintendencia financiera, desde su creación, queda inspeccionada ante la Supersociedades.

 

Ahora, si cumplen los requisitos que fije el nuevo decreto 4350 de 2006), la sociedad pasaría de “inspeccionada” a  vigilada” o “controlada

 

Para determinar los cambios sobre el monto de activos totales o de ingresos totales al cierre de un ejercicio, que harían que una sociedad comercial pase a ser vigilada ante la Supersociedades, según la norma anterior decreto 3100 de 1997 y la nueva el decreto 4350 de 2006, observamos el siguiente cuadro comparativo tomado de la (www.actualicese.com).

 

Sociedades vigiladas por la Superintendencia de sociedades: quedarán sometidas a la vigilancia de la Superintendencia de Sociedades, siempre y cuando no estén sujetas a la vigilancia de otra Superintendencia, las sociedades mercantiles y las empresas unipersonales que a 31 de diciembre de 2006, o al cierre de los ejercicios sociales posteriores, registren:

 

a) Un total de activos incluidos los ajustes integrales por inflación, superior al equivalente a treinta mil (30.000) salarios mínimos legales mensuales;

 

b) Ingresos totales incluidos los ajustes integrales por inflación, superiores al valor de treinta mil (30.000) salarios mínimos legales mensuales.

 

Parágrafo: para los efectos previstos en este artículo, los salarios mínimos legales mensuales se liquidarán con el valor vigente al 10 de enero siguiente a la fecha de corte del correspondiente ejercicio.

 

La vigilancia en este evento, iniciará el primer día hábil del mes de abril del año siguiente a aquel al cual corresponda el respectivo cierre contable. Cuando los montos señalados se reduzcan por debajo del umbral establecido en este artículo, la vigilancia cesará a partir del primer día hábil del mes de abril del año siguiente a aquel en que la disminución se registre. (Art. 1°, D. 4350/06)

 

Cabe resaltar que el artículo 7 del decreto 4350 de 2006 establece:

Quedarán exentas de la vigilancia de la Superintendencia de Sociedades, a partir del primer día hábil del mes de abril de 2007, todas las sociedades mercantiles y empresas unipersonales que a la fecha de expedición del presente acto administrativo se encuentren vigiladas por la Superintendencia de Sociedades, salvo que se hallen incursas en alguna de las causales que el presente decreto establece, en cuyo caso la vigilancia continuará. (www.actualicese.com).

 

Información financiera y prácticas empresariales del año 2008: la información financiera requerida debe ser enviada acogiendo lo señalado en la Circular Externa No. 100-0004 del 28 de diciembre de 2007, con excepción de lo dispuesto en los numerales 2.3 y 3 de dicha circular, por:

 

Las sociedades comerciales vigiladas y/o controladas, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales vigiladas y/o controladas por esta Superintendencia, aún cuando estén en concordato, en acuerdo de reestructuración o de reorganización empresarial.

 

Así mismo, deben remitir la información financiera las sociedades comerciales y sucursales de sociedades extranjeras a quienes de manera particular, y en ejercicio de la atribución de inspección contenida en el artículo 83 de la ley 222 de 1995, les es remitida la presente circular.

 

En consideración a los riesgos de conflicto societario originados en las prácticas empresariales, deberá ser remitido el informe de Prácticas Empresariales de acuerdo a los parámetros establecidos en la Circular Externa No. 100-0004 del 28 de diciembre de 2007 para la remisión de información financiera con excepción de lo dispuesto en los numerales 2.3, 3, 4, 5, 6 y 9. (C.E. 012 de 19/12/08).

 

 

Solicitud información financiera 2007: Los estados financieros requeridos; al igual que en años anteriores, nos permiten entregar información oportuna y validada tanto al sistema empresarial como al gobierno y a sus agentes de interés, respetando la reserva que ordena la ley, a través del Sistema de Información y Riesgo Empresarial –SIREM- que ha puesto en funcionamiento la Superintendencia de Sociedades, para suministrar información con valor agregado y capacidad de proceso, la cual puede ser consultada de manera gratuita por cualquier persona en el país y en el mundo, como un servicio público, a través de nuestro Portal Web.

 

Con el fin de garantizar un intercambio seguro y eficiente de los datos entre las sociedades vigiladas y/o controladas y la entidad, desarrollando la simplificación y racionalización de trámites por medios electrónicos establecida en la Ley 962 de 2005,  garantizando los atributos de autenticidad, integridad y no repudio de la información, la Superintendencia de Sociedades, incorpora la aplicación de nuevas tecnologías de seguridad en sus comunicaciones electrónicas, de conformidad con lo establecido en la Ley 527 de 1999, el decreto reglamentario 1747 de 2000, que definen y reglamentan el acceso y uso de los mensajes de datos, así como la firma digital y las entidades de certificación.

 

En particular, se busca, entre otros objetivos, reducir al mínimo posible la utilización y flujo de documentos en soporte caratular (papel), asegurando la identificación plena de los emisores de documentos electrónicos, certificando la recepción efectiva y oportuna de los datos por parte del verdadero destinatario y garantizando la seguridad técnica y jurídica (dado su valor probatorio) de la información. Dicha seguridad en los entornos electrónicos, se refleja en atributos jurídicos como la autenticidad, integridad y no repudio.  (C. E. 100-004 del 28/12/2007).

 

Certificación digital: el sistema de certificación digital permite establecer la identidad y otras cualidades de una persona que actúa a través de una red informática, un sistema de información y, en general, cualquier medio de comunicación y/o información electrónica. De esta forma, la certificación digital garantiza: la identificación y capacidad de las partes que tratan entre sí sin conocerse (emisor y receptor del mensaje); la confidencialidad de los contenidos de los mensajes (ni leídos, ni escuchados por terceros); la integridad de la transacción (no manipulada por terceros) y la irrefutabilidad de los compromisos adquiridos (no repudiación).

 

Teniendo en cuenta lo anterior, los archivos reportados por las sociedades vigiladas y/o controladas a la Superintendencia  de Sociedades serán por vía electrónica y deberán llegar debidamente autenticados, a través de la utilización de firma digital. En consecuencia, las sociedades vigiladas y/o controladas deberán seguir el procedimiento establecido como anexo a la presente circular para la obtención de los certificados digitales expedidos por una entidad de certificación digital abierta debidamente autorizada por la Superintendencia de Industria y Comercio (Certicámara).  Esta firma digital será entregada, de manera gratuita a las sociedades vigiladas y/o controladas,  a través de la plataforma tecnológica de la Superintendencia de Sociedades.

 

Las condiciones, restricciones y el procedimiento técnico para el uso de esta firma digital, estará determinado por las características que brinde la entidad de certificación digital a través de su Declaración de Prácticas de Certificación y el anexo técnico de esta circular. (Circ. Externa 100-004 del 28/12/2007).

 

Registro y actualización de datos: El registro y actualización de datos se deberá efectuar en el año 2009, de acuerdo con la programación definida en la tabla No.1, por los entes económicos a los que se requiere la información por primera vez, aquellos que efectuaron el registro el presente año no lo deberán volver a hacer, sino cuando sea necesaria una actualización de los mismos. (C. E. 12 del 19/12/2008).

 

Ver tabla www.supersociedades.gov.co.

 

Gastos de funcionamiento: los recursos necesarios para cubrir los gastos que ocasione el funcionamiento de la Superintendencia de Sociedades, se proveerán mediante contribución a cargo de las sociedades sometidas a su vigilancia o control. (Art. 88, Ley 222/95)

 

Contribución de las sociedades: establecer en dieciocho punto cinco (18.5) centavos por cada mil pesos ($1.000.00) de activos totales, la tarifa de la contribución a cobrar a las sociedades sometidas a la vigilancia o control de la Superintendencia de Sociedades, correspondiente al año 2008, que no estén en las situaciones previstas en el artículo siguiente. En ningún caso podrá ser inferior al salario mínimo legal vigente. (Art. 1, Res. 222/23/06/08)

 

Establecer en dos (2) centavos por cada mil pesos ($1.000.00) de activos totales, la tarifa de la contribución a cobrar a las sociedades que estén adelantando trámites de concordato, acuerdos de reestructuración y liquidación, así como a aquellas que estén en período preoperativo, correspondiente al año 2008. En ningún caso podrá ser inferior al salario mínimo legal vigente. (Art. 2, Res. 222/23/06/08)

 

El pago de la contribución señalada en los artículos anteriores, se pagará en dos (2) cuotas, cada una equivalente al 50% del valor total, a mas tardar el 11 de julio de 2008, la primera, y el 19 de septiembre de 2008, la segunda. (Art. 3, Res. 222/23/06/08)

 

Parágrafo: la contribución no pagada dentro de los plazos señalados, causará los intereses de mora aplicables al impuesto de renta y complementarios.

 

Serán adelantados procesos de cobro persuasivo y jurisdicción coactiva para aquellas sociedades que no paguen el valor de la contribución dentro de los plazos fijados en el artículo precedente. (Art. 4, Res. 222/23/06/08)

 

Revisor fiscal: será obligatorio tener revisor fiscal en todas las sociedades comerciales, de cualquier naturaleza, cuyos activos brutos al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior sean o excedan el equivalente de cinco mil salarios mínimos  y/o cuyos ingresos brutos durante el año inmediatamente anterior sean o excedan al equivalente a tres mil salarios mínimos. (Art. 13, Ley 43/90).

 

Año anterior

Activos Brutos

Ingresos Brutos

31 de diciembre

5.000 salarios mínimos

3.000 salarios mínimos

 

Así mismo deben tener revisor fiscal:

·  Sociedades por acciones.

·  Las sucursales de compañías extranjeras.

· Las sociedades en las que por ley o por estatutos, la administración no corresponda a todos los socios, cuando así lo disponga cualquier número de socios excluídos de la administración que representen no menos del veinte por ciento (20%) del capital. (Art. 203, C. Co).

 

Costo de los activos movibles enajenados: para los efectos de la determinación del impuesto sobre la renta, los contribuyentes que de acuerdo con el artículo 596 de este Estatuto están obligados a presentar su declaración tributaria firmada por Revisor Fiscal o Contador Público, deberán establecer el costo de la enajenación de los activos movibles por el sistema de inventarios permanentes o continuos, o por cualquier otro sistema de reconocido valor técnico dentro de las prácticas contables, autorizado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. (Art.62, E.T. adicionado Art. 2, Ley 174/94).

 

Complementar las disposiciones sobre la revisoría fiscal, en CE 115-000011:

http://www.supersociedades.gov.co/ss/drvisapi.dll?MIval=sec&dir=41&id=28996&m=td&a=td&d=depend

 

Revisor o auditor: independientemente de los requisitos legales para tener revisor fiscal, cualquier empresa puede crear el cargo en la Escritura Pública, asimismo, tener la necesidad de tener auditor interno, con el fin de mejorar los procesos de control interno y toma de decisiones, velar por la conservación de los activos e identificar oportunamente los riesgos que puedan afectarla, o también contratar la auditoría externa para dar confianza sobre existencia y conservación de los recursos de la sociedad.

 

 

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