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El Grupo de Estudio Virtual NIIF Pymes, se complace en invitar para el 12 de noviembre, en la sala de video conferencias virtuales, a las 18:30 hora Colombiana, con la Lic. María Luisa González Britos, conferencista Internacional de la República del Paraguay, a participar de la exposición del tema de Marco Conceptual. Esta es la hoja de vida de la profesora de la Universidad de Asunción Paraguay.

http://youtu.be/kK3vEwH-nW0

Sin claves, sin costos en la comodidad de su casa u oficina.

Flujo de caja y de caja libre

Hacen parte del plan de negocios o del negocio en marcha el flujo de caja y de caja libre

  • El flujo de caja de un negocio en marcha, se construye a partir del disponible que tiene el negocio en el balance del periodo anterior o momento cero de prospección.
  • Si es un proyecto nuevo será el disponible que aparece en caja en el balance de apertura para iniciar operaciones, tales como contratar personal y realizar las primeras inversiones para poner en marcha el proyecto o realizar las operaciones propias, esto quiere decir en el momento cero.
  • Los ingresos están compuestos por los recaudos de cartera que aparecen en la cuenta de clientes en el balance y cobros de arrendamiento, dividendos, etc.
  • Los inventarios de mercancías o las materias primas para la producción de bienes y servicios, son erogaciones en el momento que se pagan y no en el momento que se aplican como costo de venta.
  • Los gastos de nómina son erogaciones del flujo de caja en el momento que se pagan, así mismo los gastos operacionales.
  • Cuando un gasto se aplaza su pago, genera liquidez para la empresa, porque se mantiene mayor disponible en caja.
  • Los impuestos causados en el flujo de ingresos solo se consideran erogaciones del flujo de caja en la vigencia siguiente que se pagan, así como lo instruye el organismo del estado recaudador de impuestos.
  • El saldo inicial de un segundo periodo, será el saldo final del periodo anterior al cual se le seguirán agregando las operaciones correspondiente del periodo.
  • El saldo final del flujo de caja flujo será el saldo inicial del período en caja en el Balance general.
  • El flujo de caja libre, su construcción parte del flujo de caja anterior y se disminuye con las reposiciones de capital de trabajo y de bienes de capital, siempre que sean políticas de la empresa retener esos retornos para mejorar la estructura financiera de la empresa y hacer frente a la competitividad.
  • El dilema es cuál de los dos flujos se utiliza en los flujos de evaluación financiera, que se resuelve con el flujo de caja libre, porque de todas maneras ese retorno de la inversión fuente a la generación de fondos que se deben liquidar a los inversionistas.
  • Los excesos de efectivo en caja, en ocasiones se revierten con el fin de poner a rentar esos recursos, con los cuales se pueden mejorar los rendimientos.

Flujos financieros del plan de negocios

Siendo que el plan de negocios da los indicadores de impacto para el cuadro de mando integral, se debe abordar con toda rigurosidad.

  • La evaluación financiera del plan o negocio en marcha, requiere de la elaboración de los flujos financieros, llamados en nuestro argot contable Flujos de ingresos o Estado de resultados, el Balance o Estado de situación financiera y el Flujo de caja, este último también llamado flujo de caja libre cuando se le agregan los requerimientos de capital de trabajo y reposición de activos fijos.
  • Los flujos financieros son la trilogía de la contabilidad, por la razón que toda operación comercial toca a los tres flujos en su proceso de realización, por ejemplo:

Una compra de mercancías procesadas para la venta a crédito, inicialmente se lleva al balance a la cuentas de inventarios y proveedores, cuando se paga, se descarga del balance y sale del efectivo y cuando se usa la mercancía para la venta, sale del balance de inventarios y va al costo de la mercancías vendida donde se convierte en efectivo para un nuevo proceso del flujo de caja.

Los ingresos del período están compuestos por las ventas tanto de contado como acredito, esta características se plasma en el flujo de efectivo el valor de contado y en el balance en valor a crédito en cuenta clientes. Para completar el ciclo de los ingresos para que se conviertan en efectivo, se debe cobrar la cartera.

  • Es posible que este negocio o proyecto tenga otro tipo de ingresos como aprovechamientos, arrendamientos, ingresos por dividendos, etc., que también van al flujo de ingresos.
  • El egreso fuerte del estado de resultados o flujo de ingresos, es el costo de las mercancías vendida, donde se pueden manejar los inventarios iniciales, las compras, menos los inventarios finales para determinar el costo de la mercancía vendida cuando se lleva sistema de inventario periódico, pero si trabaja el sistema de inventario permanente esta depuración ya se ha dado mediante la cuenta de costo de mercancía vendida.
  • Los gastos del proyecto es posible que inicialmente sean a crédito, en este evento afectan el estado de ingresos (E. resultados) y el Balance (Estado de situación financiera) y posteriormente cuando se paguen se disminuyen del flujo de caja y debitan de cuentas por pagar. Se debe recordar que la características principal de los gastos es que sean necesarios, tengan relación de causalidad con el objeto del negocio y que sean proporcionales.
  • La nómina de personal tiene especial tratamiento, porque se debe tener en cuentas tanto los aportes del trabajador para salud y pensión, como los aportes del patrono para la seguridad social y los aportes parafiscales.
  • Los ingresos, menos los costos y menos los gastos, da la utilidad del periodo a la cual se le calcula la provisión para impuesto de renta, para obtener la utilidad de los dueños del negocio y aplicar la política de distribución de las utilidades, en reservas obligatorias, reservas ocasionales y la distribución del dividendo o participación entre los inversionistas. Esto quiere decir que se abren en el balance y especial en el patrimonio todas las cuentas de los derechos de los inversionistas.
  • Es importante tener en cuenta que los proyectos están sujetos a los impuestos de cada país, por consiguiente hay que tenerlos en cuenta como gastos en el flujo de ingresos.

Cuando el estado de resultados da pérdida de todas maneras se deben liquidar el impuesto pero sobre la renta presuntiva que es del 3% del patrimonio del año anterior, según la Dirección de impuestos y aduanas de Colombia, en Bolivia no se liquida impuestos según el Servicio de impuestos nacionales, si al tercer año obtiene pérdida, ese valor se computa como un gasto no deducible, en cambio en Colombia se puede deducir hasta en los cinco primero años, no sé cómo se trata en la Dirección general de impuestos de Panamá.

 

Indicadores de impacto II

Continuando con el plan de negocios y su estructura metodológica, es necesario considerar otros elementos.

  • Variables. Las variables están determinadas por la tasa de natalidad de la población universo, el impuesto a las ventas cuando sea procedente, la tasa de impuestos de industria y comercio, registro en la Cámara de Comercio como porcentaje sobre el patrimonio bruto, el gravamen a los movimientos financieros, el impuesto predial sobre el valor del inmueble, el rodamiento del vehículo sobre valores estimados por la autoridad competente, el impuesto de renta y complementarios, la tasa de oportunidad del mercado para las nuevas inversiones, la tasa de inflación estimada tanto para costos como para ingresos, la depreciación de la propiedad, planta y equipo se hace de acuerdo al concepto contable, () años para los muebles, () años para la maquinaría y () años para los edificios, las amortizaciones de los gastos pagado por anticipado.
  • Ingresos. Los ingresos del proyecto o plan de negocios se determinan a partir de la demanda atendida con base en los costos de producción y venta  mas un porcentaje o margen bruto de utilidad.
  • Costos. Los costos de producción y venta, están compuestos por las materias primas transformadas en productos, la mano de obra de la fábrica y los costos indirectos de fabricación, los cuales se distribuyen con base en los productos terminados, con base en la capacidad instalada, de tal manera que si la producción es menor, habrán unos costos ociosos que deben llevarse a gastos del periodo.
  • La nómina de la mano de obra directa de la fábrica y la indirecta debe liquidarse los aportes patronales y del trabajador, además de los aportes parafiscales, igualmente las prestaciones sociales y el auxilio de transporte y uniformes cuando la actividad lo requiera.
  • Gastos. Los gastos son los estrictamente necesarios que tengan una relación de causalidad, que sean necesarios y proporcionales con las actividades operaciones, entre ellos se cuentas los gastos públicos, servicio de teléfono, portes y telegramas, gastos de mantenimiento de vehículo, etc.
  • Inversiones y financiamiento. El estudio técnico del proyecto o del negocio en marcha debe contar con los requerimientos mínimos de capital de trabajo constituido por un efectivo para los primeros gastos de funcionamiento, un segundo capital de trabajo para poder constituir la cartera del primer periodo, lo mismo que el nivel de inventarios.
  • Las inversiones fijas se cuentan la maquinaria y el equipo requerido en el estudio técnico de proyecto, para poder producir con las características del producto, en ciertas circunstancias se requiere de investigación para encontrar la fórmula de la maquinaria requerida porque no existe en el mercado nacional o internacional.
  • Las inversiones diferidas que tienen que ver con los estudios previos del proyecto o estudio del plan de negocio, las asesorías legales y de organización  dadas en los estudios.
  • Inversiones estratégicas. Hacen parte de los programas o proyectos planteados en el mapa estratégico, como son la ampliación de la planta, mejora en los sistemas de información mediante plataformas de ventas, comunicación en los departamentos, sistemas de vigilancia, valor agregado al cliente, etc.

Indicadores de impacto I

Los indicadores de impacto como su nombre lo indican es el resultado de una planeación de todas las actividades que se desarrollaran en un periodo mínimo de un año con base en el plan de negocios, incluidas las actividades estratégicas.

Un plan de negocios se compone de los siguientes elementos mínimos

Población universo. Es la población de la región donde va a tener asiento el negocio para poder determinar de ella, una muestra para el estudio de mercado.

  • Población objetivo. Se debe conocer la población para saber en quienes van hacer los posibles consumidores del producto o servicio y determinar de allí la participación que le corresponde del mercado. Esta información también debe ir acompañada de un estudio de mercado para conocer el gusto de los clientes por determinados productos o marcas. Ojalá que la demanda del proyecto esté acompañada de una intención de compra por los posibles distribuidores para reafirmar las metas del proyecto.

Algunos proyectos que se presentan a concurso de los promotores de asignación de recursos, no califican por falta de asidero de esa demanda que no está bien sustentada, otros por el tipo de tecnología que aportan o también no está bien reconocida y probada en el medio.

También es importante tener en cuenta el índice demográfico para actualizar la demanda e incrementarla año a año.

Es posible que se planteen metas un poco moderadas para proponerse superarlas en el costo plazo, esto teniendo en cuenta que no se debe ser muy excesivo con las propuestas, antes por el contrario estos supuestos razonables deben ser medidos con cautela.

Es mejor abstenerse de ser bondadosos en la proyección de una determinada información, que después pecar por esos de confianza. En este punto se recomienda ser cautelosos y aplicar la experiencia en otros proyectos similares.

  • Políticas. Las políticas son las normas con las cuales se limita la actuación de la gestión, con el fin de tener una vara de medida para todas las actuaciones, como por ejemplo otorgar créditos, aumentar los sueldos de la nómina, mantener los mínimos y máximos de existencias en inventarios, cobros de cartera, etc.
  • Metas son las propuestas de la cantidad de demanda del proyecto, con margen para flexibilizarla en el tiempo.

Indicadores de gestión en el Cuadro de mando integral

Los indicadores de gestión se elaboran con base en el desarrollo de las actividades operativas y estratégicas de la organización al momento de la evaluación, a pesar de tener el diagnóstico del estatus debe repetirse en este momento de la evaluación debido a que se debe comprobar que las actividades deben ir mejorando.

Los indicadores mencionados anteriormente serán también objeto de los indicadores de gestión que posteriormente serán confrontados con los indicadores de impacto, para conocer el cumplimiento de los objetivos estratégicos.

Los indicadores de gestión toman en cuenta los estados financieros intermedios que se rindan a las superintendencias o simplemente aquellos que son necesarios para hacer la evaluación.

Los datos de los estaos financieros deben servir de base para calcular los diferentes indicadores y aquellos que no sean financieros, debe estructurarse un sistema para la recolección de la información, tales como:

Áreas: Indicador Toma   de información
Financiera Tasa   interna de rentabilidad Evaluación   financiera P.N.
  Valor   económico agregado Estado   de resultados
  Crecimiento   en ventas Estado   de resultados
  Rotación   de activos E/resultados   y Balance
  Rotación   del efectivo Balance
  Utilidad   por acción Balance
  Endeudamiento Balance
Cliente Presentación   del producto Encuesta   al cliente
  Calidad   del producto Encuesta   al cliente
  Precio   del producto Encuesta   al cliente
  Atención   al cliente Encuesta   al cliente
  Valor   agregado al cliente Encuesta   al cliente
  Satisfacción   del cliente Encuesta   al cliente
Procesos Recibo   de la materia prima Encuesta   jefe de planta
  Atención   del requerimiento Encuesta   jefe de planta
  Protocolos   de alistamiento Encuesta   jefe de planta
  Protocolos   de producción Encuesta   jefe de planta
  Seguridad   industrial Encuesta   jefe de planta
Personal Innovación Encuesta   al personal
  Creatividad Encuesta   al personal
  Proyección   de proyectos Encuesta   al personal
  Capacitación   de personal Encuesta   al personal
  Accidentalidad Encuesta   al personal
  Ausentismo Encuesta   al personal
  Competencias Encuesta   al personal
  Trabajo   en equipo Encuesta   al personal

Cuando hacemos referencia al Estado de resultados y Estado de situación financiera, deben entenderse los de gestión y los proyectados.

Observe que muchos de estos indicadores no son financieros.

 

Elaboración del cuadro de mando integral

El cuadro de mando integral, es la nueva técnica de gestionar adecuadamente los proyectos y las organizaciones, está compuesto por una serie de indicadores:

Los indicadores de estatus, demuestran cómo se encuentra la situación en este momento, son el punto de partida de donde arranca todo el proceso para plantear un nuevo rumbo a las organizaciones mediante un mapa estratégico.

Lo mejor es particularizar para cada una de las perspectivas o áreas funcionales, los indicadores que siempre se evaluaran con base en el diagnóstico de estatus y de gestión y los de impacto con base en la planeación o plan de negocios, que se haya proyectado y que es factible realizarlo.

Área financiera:

  • Tasa interna de rentabilidad.
  • Valor económico agregado.
  • Crecimiento en ventas.
  • Rotación de activos.
  • Rotación del efectivo.
  • Utilidad por acción.
  • Endeudamiento.

Área del cliente externo:

  • Presentación del producto.
  • Calidad del producto.
  • Precio del producto.
  • Atención al cliente.
  • Valor agregado al cliente.
  • Satisfacción del cliente en el recibo de los pedidos.
  • Satisfacción del cliente con el apoyo al mercadeo.

Área de procesos:

  • Recibo de la materia prima.
  • Atención del requerimiento en planta.
  • Almacenaje apropiado de los productos.
  • Protocolos de alistamiento en planta.
  • Protocolos de producción.
  • Seguridad industrial.

Área del cliente interno:

  • Creatividad en los procesos mediante propuesta de mejoramiento.
  • Proyección de los proyectos ejecutados.
  • Capacitación del personal.
  • Grado de accidentabilidad en planta.
  • Ausentismo.
  • Competencias del personal, con base en el número de profesionales.
  • Mejora en trabajo en equipo.

Sin pretender abarcar todos los indicadores que deben evaluarse, estos dependen de las situaciones particulares de cada organización.

Diagnóstico empresarial

Hablar de diagnóstico empresarial como una fuente de información para elaborar el Cuadro de mando integral, es importante conocer las hipótesis que tienen los directivos de la empresa para hacer el proceso de verificación o encontrar otras situaciones que puedan identificarse como debilidades y amenazas para trabajar sobre ellas, o para mantener aquellas fortalezas y aprovechar las oportunidades.

En primer lugar es importante identificar el problema o problemas del negocio mediante una metodología que nos sirva para conocer en que indicadores existen debilidades y en cuales fortalezas.

La mayoría de negocios presentan una sola vez con el informe a la asamblea general o junta de socios los indicadores tradicionales como un anexo más a los estados financieros y al informe de la gerencia y del revisor fiscal, sin ninguna coherencia con el plan de negocios si es que se elaboran, porque en la mayoría de los casos no se aplica.

Una revisión a las culturas que se profesan en la organización de ser posible mediante un estudio ayuda mucho a identificar los problemas en este tipo de culturas.

La cultura empresarial identifica la forma de ser de una empresa y se manifiesta en la forma de proceder frente a los cambios y a los problemas.

La cultura organización se identifica con los grupos de interés, es el conjunto de percepciones, sentimientos, actitudes, hábitos, creencias, valores, tradiciones y formas de interacción dentro y entre los grupos existentes en todas las organizaciones.

Cultura del control interno: es un esquema de verificación y evaluación de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos

Cultura de la evaluación: se ha hablado de la inteligencia de negocios por Gartner, que es más o menos lo mismo, porque se fundamenta en la recolección de datos de las diversas operaciones y transformarlos en información útil a la toma de decisiones en los negocios.

Estas culturas juntas, justifican abordar el diagnostico desde esta perspectiva.

Otro elemento importante de analizar es el entorno externo, con base en las políticas macro y microeconómicas, entre las cuales pueden justificar los resultados de las organizaciones.

Entre las variables macro y microeconómicas se encuentran:

  • Protección económica.
  • Apertura económica.
  • Leyes restrictivas.
  • Internacionalización de la economía, con el área de libre comercio (ALCA).
  • Globalización.
  • Tratado de libre Comercio con otros países.
  • Falta de infraestructura portuaria, aérea
  • Bajo nivel tecnológico.

El objetivo de los indicadores es hacer seguimiento al desarrollo de la gestión, en lo que tiene que ver con la eficiencia o manejo de los recursos de personal y de los materiales, la eficacia son los resultados en la gestión del producto y los mercados y la efectividad es el producto de la eficiencia por la eficacia.

En tiempos auge económico a las empresas les da lo mismo ser eficientes que eficaces, en cambio en tiempo de recesión la rentabilidad hay que sacarla con base en la eficiencia porque los márgenes de rentabilidad son menores por tanta competencia, lo mismo acontece en tiempos de recesión.

Fundamentos del Cuadro de mando integral

Hablar del cuadro de mando integral es introducirse en el marco teórico de la metodología expuesta por los autores David Norton y Robert Kaplan quienes plantearon una nueva forma de integrar indicadores de gestión en forma integral para controlar la ejecución y llevar a la organización a resultados esperados.

En Latinoamérica este proceso lo lidera mediante el Club Tablero de Comando el profesor Mario Héctor Vogel quien tuvo la oportunidad de hacer el curso con los autores de la metodología y algunos de nosotros con este gran motivador que desde la República de la Argentina se desplaza a distintos países impartiendo las instrucción, bajo el gran concepto: “Compartir el conocimiento es una acción de seres inteligentes, que han comprobado que el conocimiento es un bien, que crece a medida que se lo comparte”.

Esta herramienta moderna de hacer control y seguimiento a los planes estratégicos de una organización mediante un solo indicador, como  resultado de una serie de indicadores de control de las cuatro áreas funcionales de la empresa, denominadas perspectivas: financiera, del cliente, de los procesos y del recurso humano.

La lectura que hace el gerente de ese cuadro de mando integral, le permite desde la distancia y por medio de las herramientas modernas de la internet, impartir instrucciones a los jefes de área o de grupos, que sean necesarias para hacer seguimiento a  determinado indicador y conocer las causas de primera fuente del jefe y dar recomendaciones para que se pueda mejor en el futuro inmediato, igualmente reconocer el desempeño favorable de otros funcionarios y hacer los reconocimiento necesarios.

Igualmente cada jefe de área puede hacer su propia lectura y encontrar las causas de un resultado menor a la meta programada y tener la información disponible para la alta dirección, tome sus decisiones adecuadas.

Un ejemplo seria la lectura de un tablero con resultado del 60% en toda la organización, se encuentra en el despliegue de tablero que existen dos unidades de negocios que presentan resultados del 70% y del 80% pero como resultado final, lo afectan otras dos con el 40% y 30% y que analizado en particular cada cuadro de mando integral, el primer negocio del 40% adolece de la motivación suficiente del recurso humano con mediciones del 20% situación que desmejoro el resultado final en esta unidad, y en el segundo evento la unidad de negocios presentó un desmejoramiento con respecto de la evaluación anterior en todas sus áreas funcionales o perspectivas.

Fundamentalmente el cuadro de mando integral, se aplica teniendo en cuenta el marco conceptual de:

  • Diagnóstico empresarial.
  • Mapa estratégico.
  • Planeación estratégica.
  • Ejecución.
  • Control.
  • Evaluación o seguimiento.

La filosofía la cual orienta el cuadro de mando es “todo lo que se mide se controla y todo aquello que se controla se administra y lo que se administra se mejora.

Cuadro de mando Integral

Para hablar del Tablero de Mando Integral o Cuadro de Mando Integral, es necesario hacer algunas precisiones de contexto para ubicarnos y valorar esta herramienta administrativa, que ha tenido la fuerza de otras teorías que han salido al mercado tales como:

  1. Como administración por objetivos.
  2. Marco lógico.
  3. Planeación estratégica.
  4. Indicadores de gestión y por último se conoce el
  5. Cuadro de mando integral o Balanced score card del año 1999.

Cuando se conoció el libro Kim  Woo-Choong presidente de Daewoo Corp. “El mundo es tuyo, pero tienes que ganárselo” entendimos que solo con el conocimiento se puede conquistar el mundo, pues así lo aplico este señor cuando compraba empresas en proceso de liquidación y colocaba frente a ellas personal altamente calificado y preparado en las mejores universidades del mundo haciéndole un reconocimiento a la experticia.

Reconocemos que el proceso de toma de decisiones en todos los ámbitos de la ida está basado en la educación, para acabar con el síndrome de hacer lo estrictamente necesario. Existen algunos videos que he seleccionado para que cambiemos ya, no rendirse y porque somos pobres los colombianos.

Otro elemento para reflexionar es el libro “La tierra es plana” de Thomas Friedman, hace referencia al avance de la tecnología de la internet, ha permitido colocar a toda la humanidad en un mismo plano de oportunidades, en especial a los profesionales que prestan servicios, como por ejemplo los médicos Hindúes hacen lecturas de tomografías de hospitales al otro extremo del globo terráqueo y en términos de horas se tienen los resultados, que en otros tiempos era muy costoso tener al alcance de la mano ese servicio.

Igualmente los profesionales de Contaduría Pública tienen la oportunidad de llevar contabilidades para Latinoamérica por la similitud de las normas laborales y de comercio porque las contables ya fueron adoptadas.

Las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) y aseguramiento de la información. Promovieron un cambio fundamental de la contabilidad porque paso de ser información tributaria a información financiera.

El método de costo fue revaluado con otras opciones de valor razonable, Costo corriente, Valor neto de realizable (liquidación), Valor presente, Valor justo, etc.

Las empresas requieren elaborar el plan de negocios para testiguar la hipótesis de negocio en marcha. Esta hipótesis nunca se llego a aplicar en la contabilidad tradicional aunque existía en el marco conceptual de la contabilidad obedecía más a un capricho de aseveración de todos los años, a costa de que en el siguiente periodo la empresa entrara en proceso de liquidación, porque no se sustentaba en una metodología financiera.

Los contadores públicos están llamados a generar valor a las empresas y en ese sentido deben utilizar herramientas financieras que les permita predecir el corto plazo y evaluar la gestión de los directivos y apoyarlos en la toma de decisiones.