Pasivos estimados

·       Grupo 26 Pasivos estimados y provisiones: comprende los valores provisionados por el ente económico por concepto de obligaciones para costos y gastos tales como, intereses, comisiones, honorarios, servicios, así como para atender acreencias laborales no consolidadas determinadas en virtud de la relación con sus trabajadores; igualmente para multas, sanciones, litigios, indemnizaciones, demandas, imprevistos, reparaciones y mantenimiento.

 

Cuando se establezca que una provisión es excesiva o ha sido constituida en forma indebida, la reversión de la provisión se abonará a la subcuenta 425035 -reintegro provisiones- cuando corresponda a ejercicios anteriores, o restando de los cargos si corresponde al mismo ejercicio.

 

Los pasivos estimados nacen de la necesidad de prever otras obligaciones derivadas de los contratos, sobre las cuales no se tiene una información exacta y para no subestimar los gastos del período se calcula un valor aproximado mediante métodos de reconocido valor técnico, que sirven para contabilizar provisionalmente los gastos que tienen una relación de causalidad, proporcionalidad y necesario sobre los resultados económicos en la producción de la renta con el fin de llevar a los estados financieros el correspondiente gasto o costo, pero que deben ser ajustados al conocerse su verdadero valor, al finalizar el período contable.

 

Los pasivos se fundamentan en aspectos legales de carácter laboral, fiscal, contable y otras garantías sobre los contratos:

 

·     Son de carácter laboral: la provisión para prestaciones sociales por cada nómina mensual, pensiones de jubilación, aportes patronales en servicios de salud, pensión y seguridad social, aportes parafiscales, todos ellos derivadas del contrato de trabajo.

·     Son de carácter fiscal: la provisión para cartera por el riesgo que se corre al otorgar créditos, provisión para depreciaciones por el desgaste o deterioro de los bienes puestos al servicio del negocio, la provisión para impuestos por cada ejercicio contable de un mes o de un año.

·     Son de carácter contable: la provisión para inversiones, provisión para inventarios, el ajuste de las obligaciones en moneda extranjera que consiste en actualizar la deuda extranjera al tipo de cambio en el momento de cierre del período contable.

·     Son de garantías: ciertos gastos estimados que incurre para prestar la garantía por ventas de bienes y servicios, que no han sido ejecutados por falta de casos, pero que de todas maneras deben estimarse porque se identifican con un período contable.

 

El principal grupo de balance que muestra estos pasivos es:

26: Pasivos estimados y provisiones

 

Los pasivos estimados y contabilizados en el transcurso del ejercicio deben consolidarse cuando se conozca la realidad de los hechos, o se tenga certeza sobre la cuantificación del verdadero valor del gasto. La consolidación se hace al momento de cerrar el ejercicio fiscal de la siguiente manera:

 

Costos y gastos estimados

 

·       Cuenta 2605 Para costos y gastos: registra el valor de las apropiaciones mensuales efectuadas por el ente económico para atender obligaciones por concepto de costos y gastos, cuyo monto exacto se desconoce pero que para efectos contables y financieros debe causarse oportunamente, de acuerdo con estimativos realizados.

 

Se ha introducido el término de provisión en el estudio de los pasivos como un estimativo, para determinar todas las obligaciones las cuales se han incurrido por el desarrollo de las operaciones, y que todavía no se conoce con certeza su valor como acontece con los costos y gastos de operación.

 

Dichos pasivos son objeto de contabilización, por haberse consumido unos bienes, recibido un servicio, y no haberse recibido la factura o documento de valor cierto, tales como: comisiones, fletes y acarreos y servicios públicos.

 

La importancia de estos pasivos estimados, es la de contribuir con la razonabilidad del Estado de resultados al tener en cuenta los gastos propios de un período contable, dándole calidad y oportunidad a la información.

 

La provisión se  cierra por el valor de los pagos parciales o por el traslado a cuenta por pagar al finalizar el ejercicio 2335 Costos y gastos por pagar.

 

1. Costos y gastos estimados: con anticipación se pueden estimar los gastos de asesoría financiera en un préstamo en el exterior.

 

Códigos

Cuentas

Débitos

Créditos

521030

Asesoría financiera

2.000.000

 

236525

Servicios

 

80.000

260520

Servicios técnicos

 

1.920.000

Registra los servicios de asesoría financiera

 

Estimaciones para obligaciones laborales

 

·       Cuenta 2610 Para obligaciones laborales: registra el valor de las apropiaciones efectuadas por el ente económico de las obligaciones que se generan en la relación laboral, sean éstas legales, convencionales o internas que tienen una exigibilidad a corto plazo o que en ocasiones requiere de un pago inmediato, efectuadas con base en las liquidaciones de nómina y en un porcentaje adecuado sobre los salarios causados.

 

El importe de la provisión se debe causar mensualmente teniendo en cuenta las siguientes condiciones.

a) Su pago sea exigible o probable, y

b) Su importe se pueda estimar razonablemente.

El efecto retroactivo en el importe de las prestaciones sociales originadas por la antigüedad y el cambio en la base salarial forma parte de los resultados del respectivo período contable.

 

El cálculo definitivo correspondiente a las obligaciones laborales que no se cancelen durante el mismo ejercicio económico en que se causan sino en fechas futuras indeterminadas, se consolidarán en las diversas subcuentas del grupo 25 -obligaciones laborales-.

 

Las obligaciones laborales se calcularon sobre la base de la nómina, en los porcentajes correspondientes a los mínimos legales, así:

·     8.33% para cesantías.

·     8.33 % para prima de servicios.

·    4.16 % para vacaciones.

·     1.0 % para intereses a las cesantías.

 

Su consolidación en el balance a 31 de diciembre se hace con el pleno consentimiento de su retroactividad para aquellos empleados que fueron contratados bajo leyes anteriores a la ley 50 de 1990, porque ahora las cesantías son administradas por las Sociedades Administradoras. Sin embargo se recomienda estar atento a las disposiciones gubernamentales por los cambios en la legislación laboral.

 

La provisión se cierra contra el grupo de cuentas de 25 Obligaciones laborales en las diferentes subcuentas de salarios por pagar, cesantías consolidadas, Intereses sobre cesantías, prima de servicios, vacaciones consolidadas, cuando se conoce el cálculo exhaustivo o también por el pago parcial.

 

Obligaciones fiscales estimadas

 

·       Cuenta 2615 Para obligaciones fiscales: registra las deudas estimadas del ente económico para atender el pago de las obligaciones fiscales y que mensualmente se contabilizan con cargo a ganancias y pérdidas, tales como: impuesto de renta y complementarios, industria y comercio, e impuesto de vehículos.

 

Para las obligaciones fiscales, quedo claro que los pasivos estimados se hacen con base en la cuota fija de impuestos planeada por la empresa durante el año, llevando el valor como un gasto de impuesto sobre la rente y complementarios contra la cuenta de provisiones, hasta tanto se conozca con exactitud el impuesto de renta y complementarios al momento de hacer la liquidación privada, mediante la conciliación de todos los presupuestos tributarios.

 

La provisión se cierra contra la cuenta 2404 De impuesto de renta y complementarios, 2412 De industria y comercio, 2416 A la propiedad raíz, 2436 de vehículos, etc.

 

Estimaciones para pensiones de jubilación: las pensiones son de responsabilidad de la empresa para aquellas que no hayan hecho los aportes a las Sociedades Administradoras de Pensiones y Cesantías, de acuerdo a la Ley 100 de 1993, o con anterioridad a dicha norma al Seguro Social, quien atiende dicha prestación social.

 

Las empresas que administren dicho recursos como método de financiamiento de sus operaciones, deben hacer un cálculo actuarial para estimar dicho pasivo, de acuerdo a toda una dinámica sofisticada de acuerdo a la ley.

 

Pensión de jubilación estimada

 

·       Cuenta 2620 Pensiones de jubilación: registra el valor amortizado por el ente económico, en el tiempo y forma señalados en las normas que regulan la materia, hasta que cubra el 100% del cálculo actuarial.

 

Mediante abono a la subcuenta 262005 -cálculo actuarial pensiones de jubilación- y cargo a la subcuenta 262010 -pensiones de jubilación por amortizar (DB)-, se contabilizará el valor actual de la obligación por pensiones de jubilación que se debe registrar anualmente con base en estudios actuariales elaborados de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.

 

La amortización al estado de resultados se realizará mediante abonos a la subcuenta 262010 -pensiones de jubilación por amortizar- con cargo a las subcuentas 510558 ó 520558 -amortización cálculo actuarial pensiones de jubilación-, según el caso.

 

Obras de urbanismo estimadas

 

·       Cuenta 2625 Para obras de urbanismo: registra el valor constituido para las obras de urbanismo a realizar o que se están realizando en las diferentes etapas de construcciones para la venta de acuerdo con los presupuestos oficiales aprobados para tales ejecuciones.

 

Cuenta de uso exclusivo de los entes económicos dedicados a actividades de urbanismo y/o construcción.

 

Algunas empresas por el desarrollo de su actividad y manejo de explotación de recursos naturales no renovables, deben incurrir en costos de obras de urbanismo para embellecer la ciudad, en otras palabras contra prestar a la ciudadanía de la región una mejor calidad de vida.

 

Mantenimiento y reparaciones

 

·Cuenta 2630 Para mantenimiento y reparaciones: registra el valor de las apropiaciones mensuales efectuadas por el ente económico para atender obligaciones por concepto de mantenimiento y reparaciones de instalaciones, maquinarias, equipos, etc., cuyo monto exacto se desconoce pero que para efectos contables y financieros debe causarse oportunamente.

 

Cuando la empresa vende productos y con ellos se compromete con una garantía sobre los bienes vendidos, debe hacer una estimación del costo de mantenimiento y reparaciones de las unidades vendidas de acuerdo a los estándares de fallas que puedan presentar.

 

Todas las provisiones que resultan de los pasivos estimados, son para presentar el Estado de Resultados razonable, y prever todos los posibles gastos, antes que sobre estimar las utilidades.

 

Pasivos contingentes

 

·       Cuenta 2635 Para contingencias: registra el valor estimado y provisionado por el ente económico para atender pasivos, que por la ocurrencia probable de un evento, pueda originar una obligación justificable, cuantificable y confiable, con cargo a resultados, como consecuencia de actuaciones que puedan derivar en multas o sanciones de autoridades administrativas, tales como superintendencias, administración de impuestos y aduanas nacionales, tesorerías municipales y del Distrito Capital de Santafé de Bogotá por el incumplimiento de disposiciones de ley o reglamentarias.

 

De igual forma registra el valor estimado para cubrir el importe a cargo del ente económico y a favor de terceros por indemnizaciones, por responsabilidad civil, demandas laborales, demandas por incumplimiento de contratos y otras provisiones cuya contingencia de pérdida sea probable y su valor razonablemente cuantificable. Tratándose de procesos judiciales o administrativos, deben reconocerse las contingencias en la fecha de notificación del primer acto del proceso.

 

Son obligaciones sobre las cuales existe la incertidumbre que suceda o no; nacen de una situación legal fundamentada en una demanda civil contra la empresa, por los conceptos de embargos por deudas u obligaciones extra contractuales; hechos que se producen ante los juzgados laborales por asuntos conocidos como demandas por prestaciones sociales, pensiones de jubilación, pensión sanción por despido injustificado; por último, ante la Administración de Impuestos, por liquidaciones de revisión o corrección de impuestos y sanciones.

 

Lo más importante en el manejo de estos pasivos es la imputación correcta del débito, por cuanto, dichas erogaciones algunas veces son gastos o costos aplicables y otras son gastos que no tienen relación de causalidad con la producción de la renta, que deberán ser compensados con reservas especiales creadas para tal fin.

 

Estimaciones para contingencias: con sujeción a la norma básica de la prudencia, se deben reconocer las contingencias de pérdidas en la fecha en la cual se conozca información conforme a la cual su ocurrencia sea probable y puedan estimarse razonablemente. Tratándose de procesos judiciales o administrativos deben reconocerse las contingencias probables en la fecha de notificación del primer acto del proceso. (Art. 81, D. 2649/93).

 

Las obligaciones contingentes, son las que resultan del manejo de los recursos, tales como relaciones laborales, con el Estado en asuntos de impuestos, con las operaciones normales por contaminación del medio ambiente, o por accidentes del equipo automotor, las cuales pueden afectar o no a los estados financieros, pero que de todos modos cuando exista alta probabilidad de acontecimiento deben contabilizarse para que no subestimar los estados financieros con la realidad del negocio.

 

Los Pasivos Contingentes tienen una doble implicación, desde el punto de vista contable, se consideran como Gastos, aquellos que fueron omitidos por administraciones pasadas y que tuvieron que ver con la producción de la renta, tales como litigios laborales, litigios consecuencia del desarrollo de la actividad de la empresa como indemnizaciones, daños a terceros.

 

Aquellos que no son un gasto operacional, por no tener relación de causalidad, proporcionalidad con los gastos de la empresa, o ser necesarios y lícitos para la producción de la renta; se deben prever reservas eventuales para cubrir  dichos gastos,  si tales no existen, para castigar, ante todo, el gasto contra las utilidades retenidas con la anuencia de la Junta Directiva.

 

Desde el punto de vista tributario, hay que evaluar la necesidad de dicho gasto para la producción de la renta, la proporcionalidad sobre el volumen de los demás gastos y la causalidad; ello implica que los gastos ameritan el castigo contra alguna clase de reservas, o aparecerán contablemente disminuyendo las utilidades operacionales, más no las utilidades fiscales.

 

Todo gasto, por concepto de pasivo contingente, se debe analizar su naturaleza para clasificarlo como contable, fiscal o solamente contable.

 

 

 

Tratamiento

Contable

de los

Pasivos

Contingentes

 

Contables

y fiscales

Se crean disminuyendo las utilidades del ejercicio  económico  de  la sociedad,  en  calidad  de gasto del  período contable

 

 

 

Contable

Se crean disminuyendo las utilidades por  distribuir  o  las utilidades retenidas de períodos anteriores.

 

Cuando no existan utilidades retenidas se constituirán  las  Reservas  Eventuales  para  luego  crear el Pasivo Contingente

 

2. Contingencias estimadas: en el eventual caso que la sociedad haya sido demandada, laboral o civilmente, el Contador debe estimar la cuantía de la demanda y crear el pasivo contingente y llevarlo a gastos del ejercicio.

 

Códigos

Cuentas

Débitos

Créditos

520506

Sueldos

809.000

 

263520

Laborales

 

790.000

236505

Salarios y pagos laborales

 

19.000

Registra la cuantía laboral ante el Juzgado Civil Municipal

 

3. Sentencia condenatoria: cuando salga el fallo condenatorio para la sociedad, se considera que se han previsto los fondos suficientes para pagar el valor de la demanda y las costas del juicio, valores que se pagan al Abogado junto con sus honorarios y descuento de la retención en la fuente respectiva.

 

Códigos

Cuentas

Débitos

Créditos

263520

Laborales

790.000

 

539505

Demandas laborales

100.000

 

111005

Moneda nacional

 

880.000

236515

Honorarios

 

10.000

Registra el pago de la obligación laboral según sentencia del juzgado laboral

 

4. Sentencia favorable: si la sentencia es absolutoria, se reversa el registro del pasivo contingente debido a que desapareció la probabilidad de acontecimiento. Si resulta en la misma vigencia, se reversa los gastos, si acontece en la vigencia contable siguiente se lleva como una recuperación de gastos.

 

Códigos

Cuentas

Débitos

Créditos

263520

Laborales

790.000

 

236505

Salarios y pagos laborales

19.000

 

520506

Sueldos

 

809.000

Registra la desaparición de la contingencia laboral

 

5. Constitución de la reserva eventual: cuando dichos gastos no tienen relación de causalidad con las operaciones normales de la empresa, o proporcionalidad, o son lícitos, etc., debe contabilizarse la contingencia mediante una reserva eventual.

 

Códigos

Cuentas

Débitos

Créditos

360505

Utilidad del ejercicio

3.500.000

 

331595

Otras reservas ocasionales

 

3.500.000

Registra la creación de la reserva para contingencias

 

6. Utilización de la reserva eventual: una vez conocido el fallo en contra, se procede a cancelar la obligación castigando directamente la reserva constituida con anticipación.

 

Códigos

Cuentas

Débitos

Créditos

331595

Otras reservas ocasionales

3.500.000

 

521025

Asesoría Jurídica

350.000

 

111005

Moneda nacional

 

3.815.000

236515

Honorarios

 

35.000

Registra el pago de la contingencia y el pago de honorarios

 

Obligaciones de garantía

 

·     Cuenta 2640 Para obligaciones de garantías: registra el valor de las apropiaciones destinadas a prever el futuro pago de garantías expedidas, por el ente económico.

La provisión se cumple cuando efectivamente se paga parcial o total la garantía

 

Las obligaciones para garantías, terminan su ciclo cuando se conoce el verdadero valor de la garantía prestada a un cliente y la cuenta de cobro o factura de venta del servicio que presente se traslada a cuentas apropiadas de costos y gastos por pagar.

 

Diversas

 

·     Cuenta 2695 Provisiones diversas: registra el valor de las apropiaciones mensuales efectuadas por el ente económico para atender obligaciones por conceptos diferentes a los especificados anteriormente, cuyo monto exacto se desconoce pero que para efectos contables y financieros debe causarse oportunamente.

 

Por precaución, un balance general no debe presentar provisiones al final de año, por considerarse que todos los eventos estimados han tenido que ser verificadas y consolidadas a excepción de la provisión para impuesto de renta.

 

La necesidad de dejar la provisión para impuesto de renta y complementario al finalizar el año está justificada porque los impuestos se determinan  a partir del tercer mes de cerrado el ejercicio económico, que es cuando comienza la respectiva liquidación privada de impuestos.

 

Consolidación de pasivos estimados

 

Todos los pasivos estimados en calidad de provisiones son susceptibles de ajustes, los cuales son importantes para el contador, elaborar el proceso de consolidación, debido a que no se debe mantener estimativos sobre gastos por tiempos indefinidos, porque siempre existe una fecha en que se hacen reales al concluir un período, utilizando como base, informaciones ciertas.

 

Las normas comerciales permiten registrar todos los gastos que tengan una relación de causalidad con la actividad que desarrolla la empresa; siempre que el gasto tenga proporcionalidad, causalidad con la renta que se produce, y que sea necesario y lícito, para que sea aceptado, tanto en lo contable como en lo fiscal.

 

Esto no implica que la contabilidad deba abstenerse de aplicar criterios propios a la naturaleza de la actividad, como por ejemplo, solicitar una depreciación mayor al valor de la línea recta, una mayor pérdida en las cuentas por cobrar, las cuales deben ser motivo de conciliación entre lo contable y lo fiscal en el momento de elaborar la Declaración de Renta y Complementarios.

 

La razón de que el estado de ganancias y pérdidas contable no sea igual al fiscal, es precisamente por diferencias en los criterios contables.

 

Las normas fiscales excluyen ciertos gastos como política fiscal, en detrimento del estado de Ganancias y Pérdidas contable, por cuanto no acepta un mayor valor en los gastos porque deprime los ingresos del gobierno.

 

Para subsanar esta diferencia de conceptos contables y fiscales, tanto de activos como pasivos, se deben conciliar los dos estados, tomando el de Ganancias y Pérdidas contable en todo su contexto natural, por su validez ante los socios y ante terceros, substrayéndole los gastos particulares para conformar el estado de Ganancias y Pérdidas fiscal, base para la elaboración de la declaración de renta.

 

Algunas provisiones que tienen el carácter contable y fiscal son:

 

Provisión de los activos

C

F

Provisión a los pasivos

C

F

Provisión para inversiones

Provisión para inventarios

Provisión para cartera

Provisión para depreciación

Provisión para amortización

Provisión para agotamiento

x

x

x

x

x

x

 

 

x

 

 

 

Provisión prestación social

Provisión para impuestos

Pensión de jubilación

x

x

x

 

 

x

 

La provisión para obligaciones fiscales, debe tomarse del capítulo de impuestos, gravámenes, tasas y contribuciones, para ver en detalle el manejo de la provisión, el ajuste por consolidación al conocerse el denuncio rentístico.

 

 

 

 

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