Procedimiento en cartera

La cartera de un conjunto residencial fundamentalmente está compuesta, por las cuotas de administración ordinarias y las extraordinarias que resultan de imprevistos, para un mejor manejo debe separarse en la contabilidad cada uno de los conceptos de las cuentas, algunos conjuntos también separan las cuentas bancarias, para un mayor control de los gastos.

Así mismo se recomienda separar la cartera del periodo corriente y la de los periodos anteriores, para hacerle mejor seguimiento a los recaudos de la cartera del período y a la vencida.

Su manejo implica:

  • Causación de las cuotas mensuales de administración según el coeficiente de copropiedad = Presupuesto de ingresos / área total proporción luego el número de metros de cada propiedad se multiplica por el coeficiente de pago de cada metro cuadrado.
  • Recaudo de las cuotas y aplicación a los saldos de la deuda.
  • Recaudo de cuotas con descuento por pronto pago, siempre que se cumpla durante los 5, 10 o 15 días dependiendo de lo haya dispuesto el consejo de administración.
  • El descuento por pronto pago hace que se rote más el recaudo de la cartera, peo se genera un gasto mayor al financiamiento normal de la cartera.
  • Es una paradoja que le cuesta mucho dinero y lapida los ingresos.
  • Es importante que el revisor fiscal controle los recibos de caja que recaudaron con descuento en la fecha de cierre.
  • Recaudo de cartera de vigencias anteriores, esto permite hacer mejor seguimiento en el presupuesto de ingresos.
  • Cobro de los intereses de mora que corresponde al interés corriente certificada por la superintendencia financiera más el 50%.
  • Cuentas de cobro por los servicios por préstamo de la sede social.

Indicadores de la cartera:

  • Rotación cartera = total recaudos anuales / promedio de cartera anual.
  • Periodo de cartera = 360dias / rotación de cartera, como conclusión se tiene que entre más rote la cartera menor será el periodo de recaudo de cartera.
  • Índice de retardo cartera actual = cartera total anual / recaudos anuales, en conclusión entre más pequeño el indicador mejor es la gestión de cartera.
  • Índice de recaudo cartera vencida = recaudos anuales vencidos / cartera recaudada vencida, en conclusión entre más alto sea el indicador mejor es la gestión de cartera vencida.

Coeficiente de copropiedad:

  • Revisar el Coeficiente de copropiedad para cada uno de los copropietarios, antes de ir a la asamblea general de copropietarios y tener claridad al momento de aprobar el presupuesto.
  • Velar si existen garajes sin estar incluidos en el coeficiente de algún copropietario sin contraprestación mediante pago a la administración.
  • La solución se debe resolver por aprobación de la asamblea general incluyéndolo en la agenda.

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