Proceso contable en retención e IVA

Se compran mercancías para la venta por valor de $10.000.000 con impuesto al valor agregado del 16%. La retención en la fuente del IVA es el 50% del IVA, la retención a título de impuesto de renta es el 3.5% sobre compras y retención en la fuente a título de impuesto de industria y comercio del 0.4%, sobre la base de $10.000.000.

 

A. Grande contribuyente compra a grande contribuyente

 

Códigos

Cuentas

Débitos

Créditos

143536

Mercancías no fabricadas por la empresa

1.000.000

 

240802

Impuesto a las ventas en compras

160.000

 

236540

Retención en la fuente  Compras

 

35.000

220505

Proveedores

 

1.125.000

Registra la compra mediante factura 8.000 a Éxito S.A.

 

Códigos

Cuentas

Débitos

Créditos

220505

Proveedores

1.125.0

 

111005

Moneda nacional

 

1.125.000

Registra el pago de la factura 8.000 a Éxito S.A. mediante comprobante de pago

 

El Grande contribuyente que vende registra en su contabilidad::

 

Códigos

Cuentas

Débitos

Créditos

130505

Clientes Nacionales

1.125.000

 

135515

Retención en la fuente

35.000

 

413536

Venta de electrodomésticos y muebles

 

1.000.000

240804

Impuesto sobre las ventas por pagar

 

160.000

Registra la venta de la factura 8.000 a Carrefour S.A.

 

Códigos

Cuentas

Débitos

Créditos

110505

Caja general

1.125.000

 

130505

Clientes Nacionales

 

1.125.000

Registra el recaudo a clientes Carrefour S.A.

 

Se recomienda que la cuenta de inventarios de mercancías no fabricadas por la empresa, lleve el mismo dígito de la actividad de ventas de comercio al por mayor y por menor que es 413536 Venta de electrodomésticos y muebles para tener coherencias entre las actividades; además toda venta que se realice debe contabilizarse contra la cuenta cliente para soportar la realización de la factura y que en el momento de pago, así sea inmediatamente se ha de generar el recibo de caja que soporta el pago total o parcial.

 

B. Grande contribuyente compra a régimen común

 

Códigos

Cuentas

Débitos

Créditos

142536

Inventarios             

10.000.000

 

140802

Impuesto a las ventas

1.600.000

 

236540

Retención en compras

 

350.000

236740

IVA retenido en compras

 

800.000

236840

ICA retenido en compras

 

40.000

220505

Proveedores nacionales

 

10.410.000

Registra la compra de la factura 1395 a Muebles Luis XV Ltda.

 

Códigos

Cuentas

Débitos

Créditos

220505

Proveedores

10.410.000

 

111005

Moneda nacional

 

10.410.000

Registra el pago de la factura 5.000 a Muebles Luis XV Ltda

 

Para quien hace las retenciones en la fuente porque compra, constituyen una obligación que tiene que pagar en el período fiscal siguiente (236540 para retención en la fuente, 236740 para el IVA retenido, 236840 para el ICA retenido), en la declaración de retención en la fuente del mes siguiente, y las declaraciones de impuestos a las ventas y de industria y comercio en el bimestre siguiente.

 

El Régimen común registra en su contabilidad lo siguiente:

 

Códigos

Cuentas

Débitos

Créditos

130505

Clientes nacionales

10.410.000

 

135515

Retención en la fuente

350.000

 

135517

IVA retenido

800.000

 

135518

ICA retenido

40.000

 

413536

Venta de electrodomésticos y muebles

 

10.000.000

240804

Impuesto sobre las ventas por pagar

 

1.600.000

Registra la venta de la factura 5.000 a Éxito S.A.

 

Códigos

Cuentas

Débitos

Créditos

110505

Caja general

10.410.000

 

130505

Clientes nacionales

 

10.410.000

Registra la recepción del dinero en venta de la factura 5.000 a Éxito S.A.

 

Para la persona a la que se le hace la retención, se constituye en un impuesto pagado por anticipado, (anticipo de impuestos y contribuciones o saldos a favor y maneja la cuenta 135515 para renta, 135517 para el IVA retenido y el 135518 para el ICA retenido entre otras); el valor retenido en la fuente le sirve al contribuyente para descontarlo del valor a pagar del impuesto de renta y complementario de la siguiente vigencia cuando presente la declaración. El IVA retenido le sirve para descontarlo del valor a pagar del impuesto a las ventas bimestral. El ICA retenido le sirve al contribuyente para descontarlo del valor a pagar del impuesto de industria y comercio, tableros y avisos del bimestre o del siguiente año.

 

C. Grande contribuyente compra a régimen simplificado

 

Códigos

Cuentas

Débitos

Créditos

143536

Mercancías no fabricadas por la empresa

10.000.000

 

240803

IVA asumido en compras a R. simplificado

800.000

 

236540

Retención en compras

 

350.000

236740

IVA retenido en compras a R. simplificado

 

800.000

236840

Impuesto de ICA retenido

 

40.000

220505

Proveedores

 

9.610.000

Registra la compra mediante factura 3.000 a Julio Cesar Celis

 

Códigos

Cuentas

Débitos

Créditos

220505

Proveedores

9.610.000

 

111005

Moneda nacional

 

9.610.000

Registra el pago de la factura 3.000 a Julio Cesar Celis

 

El Régimen simplificado registra su venta:

 

Códigos

Cuentas

Débitos

Créditos

130505

Clientes nacionales

9.610.000

 

135515

Retención en la fuente

350.000

 

135518

ICA retenido

40.000

 

413536

Venta de electrodomésticos y muebles

 

10.000.000

Registra la venta de la factura 3.000 a Éxito S.A.

 

Códigos

Cuentas

Débitos

Créditos

110505

Caja general

9.610.000

 

130505

Clientes

 

9.610.000

Registra el recaudo de la factura 5.000 a Éxito S.A.

 

Aunque el régimen simplificado no está obligado a generar factura en sus operaciones de venta ni a llevar contabilidad, por formalidad y control se debería generar los respectivos soportes contables y realizar su respectiva contabilización.

 

D: Régimen común compra a grande contribuyente

 

Códigos

Cuentas

Débitos

Créditos

143536

Mercancías no fabricadas por la empresa

10.000.000

 

240802

Impuesto a las ventas en compras

1.600.000

 

220505

Proveedores

 

11.600.000

Registra la compra mediante factura 8989 a Éxito S.A.

 

Códigos

Cuentas

Débitos

Créditos

220505

Proveedores

11.600.000

 

111005

Moneda nacional

 

11.600.000

Registra el pago de la factura 3.000 a Éxito S.A.

 

El Gran contribuyente hace lo propio en su contabilidad.

 

Códigos

Cuentas

Débitos

Créditos

130505

Clientes

11.600.000

 

413536

Venta de electrodomésticos

 

10.000.000

240802

Impuesto a las ventas

 

1.600.000

Registra la venta de la factura 8989 a Repuestos Ltda.

 

Códigos

Cuentas

Débitos

Créditos

110505

Caja general

11.600.000

 

130505

Clientes

 

11.600.000

Registra el recaudo de la factura 8989 a Respuestos Ltda.

 

E: Régimen común compra a régimen común

 

Códigos

Cuentas

Débitos

Créditos

143536

Mercancías no fabricadas por la empresa

10.000.000

 

240802

Impuesto a las ventas en compras

1.600.000

 

236540

Retención en la fuente

 

350.000

220505

Proveedores

 

11.250.000

Registra la compra mediante factura 3033 a Distribuidora Oriente S.A.

 

Códigos

Cuentas

Débitos

Créditos

220505

Proveedores

11.250.000

 

111005

Moneda nacional

 

11.250.000

Registra el pago de la factura 3033 a Distribuidora Oriente S.A.

 

El otro régimen común hace lo propio con la venta

 

Códigos

Cuentas

Débitos

Créditos

130505

Clientes Nacionales

11.250.000

 

135515

Retención en la fuente

350.000

 

413536

Venta de electrodomésticos y muebles

 

10.000.000

240804

Impuesto sobre las ventas por pagar

 

1.600.000

Registra la venta de la factura 3033 a Almacén Campeón Ltda.

 

Códigos

Cuentas

Débitos

Créditos

110505

Caja general

11.250.000

 

130505

Clientes Nacionales

 

11.250.000

Registra el recaudo de cartera según factura 3033 a Almacén Campeón Ltda.

 

F: Régimen común compra a régimen simplificado

 

Códigos

Cuentas

Débitos

Créditos

143536

Mercancías no fabricadas por la empresa

10.000.000

 

240803

Impuesto a las ventas asumido

800.000

 

236540

Retención en la fuente  Compras

 

350.000

236740

IVA retenido asumido

 

800.000

236840

ICA retenido

 

40.000

220505

Proveedores

 

9.610.000

Registra la compra mediante documento equivalente No. 8.000 a Nelly Aroca

 

Códigos

Cuentas

Débitos

Créditos

220505

Proveedores

9.610.000

 

111005

Moneda nacional

 

   9.610.000

Registra el pago del documento equivalente No. 8.000 a Nelly Aroca

 

El Régimen simplificado hace su registro

 

Códigos

Cuentas

Débitos

Créditos

130505

Clientes nacionales

9.610.000

 

135515

Retención en la fuente

350.000

 

135517

Retención ICA

40.000

 

413536

Venta de electrodomésticos y muebles

 

10.000.000

Registra la venta mediante documento equivalente No. 8.000 a: Tornillos Ltda.

 

Códigos

Cuentas

Débitos

Créditos

110505

Caja general

9.610.000

 

130505

Clientes nacionales

 

9.610.000

Registra el recaudo de la factura 8.000 a Tornillos Ltda.

 

F: Régimen simplificado compra a gran contribuyente o a régimen común

 

Por su parte, el contribuyente inscrito en el régimen simplificado no hace ni retención en la fuente a título de renta, de IVA ni de ICA y procede con el respectivo registro de la compra de mercancías no fabricadas por la empresa, y el valor del IVA pagado, como un mayor valor del costo de la mercancía.

 

Códigos

Cuentas

Débitos

Créditos

143536

Mercancías no fabricadas por la empresa

11.600.000

 

220505

Proveedores

 

11.600.000

Registra la compra mediante factura 3648 a Repuestos del Sur Ltda.

 

Códigos

Cuentas

Débitos

Créditos

220505

Proveedores

11.600.000

 

111005

Moneda nacional

 

11.600.000

Registra el pago de la factura 3033 a Repuestos del Sur Ltda.

 

En el momento de hacer la venta el régimen simplificado a un gran contribuyente o a uno del régimen común, no está obligado a facturar, no genera IVA ni hace  retención en la fuente, porque por lo regular no llena los requisitos para hacerlo.

 

Sin embargo, si el contribuyente es persona natural y obtuvo un volumen de ingreso y patrimonio bruto en el año inmediatamente anterior superior a 30.000 UVT e inscritas en el régimen común de impuesto a las ventas, deben practicar retención en la fuente cuando compran al régimen simplificado y presentar su respectiva declaración.

 

Al régimen simplificado le hacen retención en la fuente a título de renta y de industria y comercio, porque independientemente de su naturaleza debe pagar impuestos de renta y complementarios al igual que el de industria y comercio, cuantificado en el valor de las retenciones que le hayan practicado durante el período fiscal las cuales se constituyen en el impuesto que paga por la vigencia contable.

 

Por su parte, el Gran contribuyente o Régimen común, hacen el respectivo registro de la compra de mercancías no fabricadas por la empresa.

 

El caso se complica porque si tienen que asumir la retención del IVA (el cual siempre ha estado en la disyuntiva de constituir un mayor valor del costo de la mercancía o un gasto descontable). El valor asumido se lleva a un impuesto descontable siempre y cuando genere ventas del negocio.

 

G: Régimen simplificado compra a régimen simplificado

 

Códigos

Cuentas

Débitos

Créditos

143536

Mercancías no fabricadas por la empresa

10.000.000

 

220505

Proveedores

 

10.000.000

Registra la compra mediante factura 3020 a Brian Steven Fierro

 

Códigos

Cuentas

Débitos

Créditos

220505

Proveedores

1.000.000

 

111005

Moneda nacional

 

1.000.000

Registra el pago de la factura 3020 a Brian Steven Fierro

 

El otro régimen simplificado hace lo propio con la venta.

 

Códigos

Cuentas

Débitos

Créditos

130505

Clientes

10.000.000

 

413536

Venta de electrodomésticos y muebles

 

10.000.000

Registra la venta de la factura 3020 a Maria Ángel Caquimbo

 

Códigos

Cuentas

Débitos

Créditos

110505

Caja general

10.000.000

 

130505

Clientes

 

10.000.000

Registra el pago de la factura 3020 a Maria Ángel Caquimbo

 

Se disponen todas las transacciones en forma de registro de contabilidad de acuerdo a la codificación de todos los soportes de contabilidad, y en la parte baja del registro el concepto general de la operación para que se facilite el acceso a programas de contabilidad para manejar los procedimientos en la computadora.

 

Todo el procedimiento anterior fue necesario explicarlo en cada uno de los casos porque cuando la empresa elabora la factura de venta mediante la computadora ésta dispone con anticipación de la base de datos del cliente donde con base en el RUT se conoce:

·    Nombre del Cliente.

·    Identificación.

·    Régimen de impuesto a las ventas

·    Si es agente retenedor.

·    El tipo de actividad de industria y comercio a la cual pertenece.

 

Por consiguiente, cuando se elabora la factura, el programa liquida todos los impuestos implícitos si son procedentes, así:

 

Factura de venta

Características del Artículo 617 ET.

Relación de artículos por referencia, su cantidad y valor unitario y total

+ Valor factura de venta

+ Impuesto a las ventas

-  Retención en la fuente a titulo de impuesto

­­-  Retención del Impuesto a las ventas

-  Retención Impuesto de industria y comercio (*)

100%

16%

3.5%

50%

0.4%

$10.000.000

1.600.000

350.000

800.000

40.000

Total a pagar

10.410.000

(*) El porcentaje del ICA es de carácter general para efectos de la retención, pero cada actividad tiene su propio porcentaje.

 

Una vez generada la factura para registrar la venta, queda pendiente el pago total o parcial de dicha venta la cual será registra mediante la elaboración del respectivo recibo de caja.

 

Agente autorretenedor: si la empresa vendedora está calificada por la Administración de Impuesto como agente autorretenedor, deberá  practicarse todas las retenciones en la fuente, y al momento de la venta envía la factura a su cliente por el total de la venta más el impuesto al valor agregado y promueve en su contabilidad los siguientes registros por la venta y cobro de la factura.

 

Códigos

Cuentas

Débitos

Créditos

130505

Clientes

11.600.000

 

413536

Venta de electrodomésticos y muebles

 

10.000.000

240802

Impuesto a las ventas

 

1.600.000

Registra la venta de la factura 1.000 a Repuestos del Sur Ltda.

 

Códigos

Cuentas

Débitos

Créditos

110505

Caja general

11.600.000

 

130505

Clientes Nacionales

 

11.600.000

Registra la venta de la factura 1.000 a Repuestos del Sur Ltda.

 

Los registros correspondientes a la autorretención, evitándose al momento de hacer las declaraciones de IVA y renta la falta de certificados de retención donde se compruebe que verdaderamente le fueron practicadas.

 

Códigos

Cuentas

Débitos

Créditos

135515

Retención en la fuente  Compras

350.000

 

135517

Impuesto a las ventas retenido

800.000

 

135518

Impuesto de ICA retenido

40.000

 

236575

Autorretención

 

1.190.000

Registra la autorretención sobre la factura de venta 1000 a Repuestos del Sur Ltda.

 

Cuando el contribuyente causa las retenciones debe pagarlas oportunamente así el cliente no haya hecho el pago de la factura porque son obligaciones totalmente independientes.

 

En el caso del impuesto del ICA algunos departamentos no han unificado el sistema pero con el tiempo debe manejarse el concepto de autorretención del ICA, igual en sus conceptos al impuesto a las ventas, dado que todos los sistemas de impuestos tienden a la armonización.

 

Como se observa en los registros anteriores: uno por la venta de la mercancía y otro por las retenciones en la fuente mediante la nota de contabilidad.

 

El comprador de mercancías al contribuyente con el sistema de autorretención hace el siguiente registro.

 

Códigos

Cuentas

Débitos

Créditos

143536

Mercancías no fabricadas por la empresa

10.000.000

 

240804

Impuesto a las ventas

1.600.000

 

220505

Proveedores nacionales

 

11.600.000

Registra la compra mediante factura 1.000 a Cacharrería Mundial S.A.

 

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